Как компании растут из года в год так же гора цифровых документов, циркулирующих в различных (и иногда скрывать) папки на серверах. Во многих случаях несколько сотрудников могут использовать те же документы многих отделов.
Совместной работы с документами
Учитывая, что почти все, что мы делаем эти дни хранится на компьютере, ноутбуке или ручные устройства, как вы убедитесь, что ту же работу не будучи дублируются снова и снова потому, что сотрудники не знают, что аналогичный документ, изображение, видео и т.д. уже существует где-то на серверах компании?
Так же, как это имеет смысл использовать картотечные шкафы для хранения оригиналов документов, имеет одинаковый смысл хранить цифровые документы в той или иной форме системы управленческой информации (СУИ).
Однако у вас есть время, чтобы тратить на создание универсального хранения диск или папку, к которой все необходимые сотрудники имеют доступ? Кроме того как вы можете быть уверены, что тот же документ не хранится более одного раза, под другим названием?
Системы управления контентом
Когда компании не имеют места для хранения своих собственных оригинальных документов, они обычно перенесут это компании хранения безопасных документа. Однако вы знали, что можно также использовать тот же тип хранения для ваших цифровых документов и продуктов?
Красота это аутсорсинг компании хранения специализированных документов является, что они смогут организовать ваши документы и т.д. Таким образом, что делает его более удобным для пользователей для поиска на содержание документов не на названия или ключевые слова. Это делает поиск информации больше пользователей дружественные - при условии, что вся соответствующая информация хранится в этой одной системы или место.
Эти системы хранения обычно называют 'Контента систем управления» (CMS), но часто ограничивается качество и мера информации, на самом деле хранится в них и традиционно, поисков, выполненных на этих типах системы не всегда являются удобным для пользователей.
Где многие люди использует ту же информацию и возможно добавление к нему или изменить его результат может быть конгломерат различных версий такого же содержания.
Управление цифровыми активами
Использование drop-box делает содержание управления группы общих файлов немного легче, но до сих пор там должен быть управления бизнес-процессами в месте, чтобы убедиться, что документы обновляются должным образом и не просто дублируется. Компании необходимо иметь цифровой стратегии дело с Управлением своих цифровых активов.
Использование программного обеспечения для управления цифровыми активами может упростить процесс сохранения цифровой информации, путем сравнения с текущими файлами новых документов и обновления хранимых версий; и не просто дублирование документов и их хранение с различные имена файлов или номера версии.
Поиск внутри файлов
Дополнительным преимуществом подобных систем является, что пользователи могут обычно искать по содержанию в файлах, полнотекстовый поиск, а также традиционные виды поиска клиента, номер работы, категории и т.д. Это улучшает рабочий процесс, позволяя сотрудникам извлекать информацию, которую они должны в течение очень короткого времени.
Впереди конкурс всегда является очень важным аспектом управления бизнесом и быстрее соответствующих документов, о тенденциях и маркетинговых стратегий, нашли, тогда легче будет идти в ногу с и даже опередить ваших конкурентов. Когда сотрудники тратят меньше времени ищет информацию они нуждаются они будут иметь больше времени, чтобы произвести необходимую работу для обеспечения бизнес остается выгодным и экономически эффективным.