Мы продолжаем наши подробного изучения практики надлежащего ведения документации, рассмотрение дополнительных элементов, касающихся различных категорий, требующих сохранения и наказания для небрежного ведения документации.
Формы I-9
Иммиграционной реформе и управления закон (IRCA) запрещает наем нелегальных иностранцев. Работодатели обязаны заполнить форму I-9, иммиграции и натурализации службы занятости право проверки формы. Они должны включать информацию, касающуюся личности и разрешения на работу всех сотрудников. Несоблюдение этих требований может привести к гражданской или даже уголовной ответственности. Хотя не обязательно в соответствии с законом, сохранение копий подтверждающих идентификации и работы разрешительные документы помимо форм-9 рекомендуется.
Записи должны быть сохранены на 3 лет после занятости и/или через один год после окончания, что наступит позднее. Записи должны храниться вместе в общем файле или коллективно сохраненные электронном виде для всех служащих, а помещается в файлах отдельных сотрудников.
Работник преимущества данных
Работника на пенсию доход безопасности Закон (ERISA) контролирует пенсии и другие пособия работникам. Работодатели должны сохранить записи Кобра уведомлений, записи, поддержку данных в краткий план описания (СОП), записи, касающиеся прав на получение льгот под ERISA и годовые отчеты для всех планов льгот.
Записи обычно должны быть сохранены за шесть лет после прекращения занятости, хотя записи, касающиеся определения приемлемости для выгоды должны быть сохранены для так долго, как соответствующие.
FMLA/CFRA
FMLA (семьи и Medical Leave Act) позволяет право сотрудников до 12 недель неоплачиваемый отпуск в течение 12-месячного периода, в зависимости от конкретной медицинской и семейных критериев. Общие записи относительно просьбы должны храниться в файлах персонала. Специфика медицинские требования и детали запросов, включая диагностику должны быть помещены в файлах медицинский или здоровья работника.
Соответствующая документация должна быть сохранена в течение 4 лет, в соответствии с FMLA, ADA и CFRA (Калифорния семьи Закон о правах).
Работника медицинских записей
Работника здравоохранения записи включают в себя всю документацию наркотиков и алкоголя тестирование записи, перед приемом на работу медицинские осмотры, работа увечья или смерти (OSHA формы 300, 300A и 301) и конкретных медицинских записей.
Медицинский экзамен результаты являются конфиденциальными и должны храниться отдельно от других записей. Записи любого медицинского осмотра требуется Оша или результатом воздействия токсичных или опасных веществ должны быть сохранены для 30 лет после прекращения занятости. В противном случае записи сотрудников здравоохранения должны быть сохранены на 5 лет.
Компенсации работникам
Каждой производственной травмы претензии необходимо сохранить в файле, который включает имя работника, номер претензии утверждения администратора, даты причинения вреда, указание того, является ли требование возмещения или лечебно только претензии, сертификат согласие на самостраховать если это уместно и Примечание Если был отказ.
Документация в отношении компенсации работникам следует сохранить за 5 лет с даты причинения вреда или 1 год от последнего времени компенсации был передан сотруднику.
Кто должен сохранять записи?
Все работодатели обязаны поддерживать записи, касающиеся жизненного цикла работника и для сохранения документации в соответствии с государственными и федеральными нормами. Тем не менее некоторые исключения существуют зависимости количества сотрудников в компании. Работодатели должны проверить с их Отдел людских ресурсов для деталей.
Штрафы и пени
Нарушение требует учета практики может привести к выплате штрафов в размере до $70000, а также сроки тюремного заключения, которые зависят от конкретного нарушения. Приговоры часто являются «за инцидент,", который обычно включает в себя все инциденты для каждого отдельного работника.
Резюме
Постигая государственных и федеральных занятости законы, которые привод соблюдающих требования необходима для того, чтобы соблюдать их. Опытный документооборота также поможет защитить занятости решения и действия и облегчить эффективное и действенное управление людскими ресурсами. Воспользоваться себя людских ресурсов консультантов для руководства и соблюдать смарт документации и документооборота для организованной и безопасной компании.