Один из наиболее важных и пожалуй, наиболее неправильно, практики занятости работника документации. Многочисленные государственные и федеральные законы, в том числе справедливых трудовых стандартах Закон для раздела VII Закона о гражданских правах, работодатели для сохранения записей о сотрудниках для установленного периода времени. Помимо официальные отчеты о таких вопросах, как заработная плата и час информации, документации, касающейся производительности сотрудников, общение с клиентами или поставщиками, формы I-9 и работника заработной платы, также важно, предоставление юридических доказательств в случае необходимости.
Многие работодатели не понимают важность документации. События, которые не описаны будут рассматриваться non-events, как если бы они никогда не произошло. Даже работодателей, которые осознать важность сохранения записей не всегда имеют достаточных усилий для поддержания надлежащей документации защитить себя в случае необходимости, возникают. Работодатели может закончиться в суде, страстно утверждая, что они говорили с их сотрудником по конкретному вопросу несколько раз, без каких-либо доказательств в поддержку своей претензии. Мудрый работодатель будет посвятить время и усилия по надлежащей документации.
Значение документации
Документация представляет конкретные доказательства данных, факты и действий в случае расследования, арбитража или судебного разбирательства, обеспечение защиты компаний и сотрудников. Документация предоставляет доказательства того, что решения относительно статуса работника исключительно были основаны на эффективности работы и других связанных с этим вопросов. И наоборот документация защищает работников от ложных заявлений, сделанных руководством относительно неисполнением.
Что такое документация?
Документация является официальной отчетности оценок, наблюдения, инцидентов и фактов какого-либо конкретной ситуации или коммуникации. Это может включать видеоролики, аудиозаписи и т.п., хотя наиболее распространенной формой документации является письменное слово.
Документация не требуется вообще подпись работника, за исключением в конкретных случаях после получения справочник, обучение или возможно дисциплинарной предупреждение.
Когда к документу
Менеджеры должны заботиться для записи событий как можно скорее как реально возможным. Исследования показывают, что память человека начинает исчезать или изменить быстро через 15 минут после события выясняется. Документация, записанная оперативно будет рассматриваться более достоверной и надежной.
Элементы документации
Документация должна включать дату, когда событие произошло, дата документа написание и полные имена и названия участвующих сторон. Менеджеры следует записывать нарушение свидетелем или тип события, наблюдается, включая фотокопии любых доказательств и предоставление конкретных соответствующие детали.
Цель и конкретные
В записи документации, которую надо пытаться быть очень конкретным, но остаются полностью объективными, заботясь, чтобы придерживаться фактов. Менеджеры следует избегать преувеличения и держаться подальше от «мнения.» «Джейк избегать все контакт глаз во время встречи,» является объективным поведенческие наблюдения, тогда как «Джейк, как представляется, обманывает меня,» будет рассматриваться мнение не хватает поддержки доказательств.
В нашем следующем посте мы будет уточнить, какие ситуации и инциденты требуют документацию и определить общие ошибки документации стоит избегать.