С целью реализации стратегии управления документа, вам нужно сделать переход гладким. Профессиональные фирмы, которые занимаются управлением автоматизации может быть большим подспорьем. После того, как вы привести их на борту, они сначала изучить ваши потребности. Из этого они будут иметь возможность разработать ряд решений. Наконец ответственность будет на вас для выполнения их рекомендаций. Это включает в себя инвестирование в оборудование, например сканеры и серверов. Они будут также осуществлять обучение для ознакомления свой персонал на процессы, такие как сканирование, хранения и поиска документов. Вы должны также создавать политики для управления процессом.
Выявить и определить пользователей: определить, какие подразделения наиболее использовать бумажные документы. Оценки всей Организации и определения одной или нескольких единиц, чьи операции являются бумага интенсивной. В большинстве случаев, людских ресурсов, кредиторской задолженности кредитный контроль и прием областями являются такие места. Многие документы проходят через эти районы. Начав процесс осуществления, вы можете наблюдать областей, которые нуждаются в тонкой настройке перед расширением для всей Организации. Также можно сопоставить эти области для автоматизации рабочих процессов.
Определите, кто для предоставления доступа к отсканированных документов. Некоторые документы являются чувствительными в природе. Это суть управления документами. Вы не можете позволить оставить их в открытом для всех читать. Это требует план о том, как обеспечить такие документы. Например люди делают счетов не должны доступ к записям сотрудников в HR. Таким образом с консультаций, решите, кто видит, что. Вы должны также сделать решение о ли эти документы могут быть доступны в любое время дня или ночи. Можно ограничить рабочих часов только.
Карта рабочего процесса против имеющихся ресурсов: карта вашей компании рабочего процесса. Принять решение о целесообразности централизации, сканирование документов или нет. В случае большой организации с филиалами через город или в других регионах определите, как они получают доступ к документам, которые будут помогать им выполнять свои каждодневные функции. Автоматизация рабочего процесса является еще одной важной областью. Вместо того, чтобы пользователи, принятие решений о том, как маршрутизировать документы создайте правила и место потолки, например с использованием суммы счета.
Рассмотрим, если у вас есть достаточно персонала для проверки работы. Помните, что они имеют свои обычные повседневные обязанности. Однако в ситуациях, когда у вас есть полностью вытянутыми команда, лучше всего это аутсорсинг службы. Кроме того вы можете иметь поставщик решений управления документа создать для вас гибридной системы.
Реализация: Аутсорсинг команда может начать с этими документами в бэк-офисе, то есть, те, в шкафы и ящиков документа. С их стороны ваша команда проверяет, что в настоящее время приходит в соответствии с правилами автоматизации рабочего процесса. После разрешения всех вышеуказанных вопросов, вы можете теперь вступить в переговоры с потенциальным поставщиком. Предоставить им схема подробным бизнес-процесса. Обсудите ваши недостатки, если таковые и меры для их устранения. Электронные формы (E-формы) являются неотъемлемой частью этого проекта. Всегда идти на индивидуальные решения не тот, который использует компания A или B.