У меня есть очень большой шкаф и я ненавижу подачи. Каждый день, я затоплены с новой почты, нежелательной почты, законопроекты, медицинские записи, брошюры, руководства, школьной работы, инвестиции. Вы называете его. Эти документы в конечном итоге укладываются в штабели поверх моей подачи кабинета. Я всегда говорю себе, «Завтра, я буду заботиться об этом.» Вы знаете, как это проходит. Завтра никогда не приходит.
Будучи techy выродка, я решил посмотреть, если я мог бы просто хранить все мои документы на моем Mac. На жестком диске так смешного дешево, что он имеет потенциал, чтобы действительно изменить то, что я имею дело с моей бумаги цунами.
Я попробовал несколько возможных решений. А не пробурю вас с моим методом проб и ошибок, я собираюсь дать вам, что я пришел с. Вы можете адаптировать то, что я показываю вам здесь в соответствии с вашими потребностями.
Чтобы начать, вам нужно Mac. Ну yo u не нужен Mac но это руководство все о делать это с Mac. Если у вас есть ПК, извините, вам нужно посмотреть где-нибудь еще.
Получение бумаги в Mac
Хорошо, так что вы прошли первый тест. У вас есть Mac. Теперь вам нужно получить документ в ваш Mac. Существует несколько способов, которые вы можете сделать это.
Смартфон
Я начал экспериментировать с моей цифровой подачи кабинета с помощью моего iPhone. Я хотел бы взять фотографию документа и хранить его на моем Mac. Если вы просто играть вокруг и уже есть iPhone, вы можете сделать все, что я собираюсь показать вам. Единственным недостатком является сканирование скорость и качество.
Все в одном принтере / планшетный сканер
Существует лодку кучу все в одном сканера на рынке. Они обычно будут делать один лист на время на планшетный сканер. Чуть больше highend из них будет двойной двусторонняя листы и имеют подачи документов. Я использую Canon принтер (ТЗ), который работает довольно хорошо и делает довольно хорошую работу по сканированию документов. Опять же самый большой недостаток этого является скорость.
Полный документ сканер
Это Mac папа, если вы собираетесь безбумажной. Эти сканеры предназначены для прорезать стопки документов как сливочное масло. Есть несколько на рынке. Я лично посмотрел на аккуратные сканер и сканер Fujitsu. Оба из них будет рок ваш мир. Они могут сканировать до TK страниц в секунду.
Для моей цифровой подачи кабинета я использую аккуратные сканера.
Программное обеспечение
Для простой установки вам не нужно много инвестировать в программное обеспечение. Если вы идете с любой из сканеры, я уже упоминал выше, они поставляются с программным обеспечением для получения бумаги в ваш Mac. В дополнение к этому программное обеспечение, для подачи вам нужно несколько вещей.
Dropbox
Dropbox это чудо. Если вы не имеете он еще не установлен на вашем Mac вы действительно пропавших без вести. Dropbox создает папку на вашем компьютере Mac. Когда вы используете вашу Dropbox папку файлы волшебно появляются на любом другом устройстве, что вы подключены к вашему счету Dropbox. Это awesome способ обмена файлами между Macs, iPhones и iPads.
Другие дополнительное программное обеспечение
Это программное обеспечение не является необходимым, но она сделает вашу жизнь немного легче. Я дам вам краткое описание каждого здесь. Позже когда мы говорим о рабочем процессе мы можем вырыть в том, как использовать каждый из них.
Хазел
Подумайте о гамамелиса как ваш помощник. Лещина смотреть папки и действия с файлами, на основе правил. Я использую его для просмотра файлов с именами файлов и автоматически файл их в соответствующие места в моей цифровой подачи кабинета.
TextExpander
Текст Expander это утилита, которая позволит вам создать сочетания клавиш для дублировать повторяющиеся задачи. Например, если вы нашли себя много введя Ваш адрес, создать фрагмент текста Expander как addr тогда, всякий раз при вводе addr, текст расширитель будет заменить его полный адрес.
GoodReader
Если у вас есть iPad, Goodreader является awesome утилита для просмотра PDF-файлов вам будет создание и хранение в ваш цифровой шкаф. Это один из тех швейцарской армии нож iPad apps что я буквально использовать каждый день.
Подготовительные работы
Прежде чем мы начнем цифровой подачи, давайте нашей системы, созданной. Если вы еще не сделали этого, установите Dropbox и создайте учетную запись Dropbox.
Создайте папку под названием «1 сканирует» в вашей папке Dropbox. Это будет действовать как ваш почтовый ящик. Я использую номер 1 в названии, так что он всегда появляется в верхней части моей отсортированного списка. Это особенно полезно, когда вы используете это на iPhone и iPad.
Создайте папку «Отчеты» в Dropbox. Это ваш шкаф. После того, как этот папка создана, организовать его в любом случае вы хотите. Вот структура, которую я использую. Записи личной папки (то есть, медицинская)
Вы можете использовать любой структуры, вы думаете, лучше работает для вас. Не шалеть слишком с вложенными папками организованной хотя. Почему? Ну Помните, что это цифровая система. С помощью Spotlight для поиска нужного документа.
Если вы используете аккуратные или Fujitsu сканеры программное обеспечение поставляется с программным обеспечением recogniztion оптических символов (OCR). Это программное обеспечение будет конвертировать отсканированные изображения в фактический текст, который индексируется системой. Так, довольно чем беспокоиться о том, где ваш последний телефон Билл, запустите Spotlight и введите 2013 апреля Verizon и