Учет играет важную роль в управлении любой компании. Широкий спектр информации о сотрудниках должна быть сохранена по многим причинам. Это включает возможность обеспечивать эффективное и действенное управление людскими ресурсами, защищать решения о найме, когда возникнет необходимость и соблюдать многочисленные федеральные и государственные законы.
Все записи должны поддерживаться для обязательного минимального количества лет. Время, различные из документа в документ, но во всех случаях, работодатели должны убедиться, что записи укладываются в безопасной и безопасном месте, которая доступна только для уполномоченного персонала. После того, как разрешено быть отброшены, следует позаботиться что они уничтожаются надлежащим образом, будь то путем измельчения, полностью стирание от цифрового хранения, или иным образом.
Ниже приводится подробный анализ различных категорий записей, требующих сохранения:
Наем записей
Наем записи включают в себя внешние объявления и внутренней проводки для открытых позиций, представлены просьбы работу агентств по трудоустройству, возобновляется, приложений, интервью оценок, предварительных испытаний и проверок. Записи для отдельной один решили нанять должно быть подано в файле их персонала. Если работодатель не нанять человека, они должны хранить записи в файле заявитель.
Документы, касающиеся найма записи должны храниться не менее 2 лет после того, как заключила трудовые отношения, как обусловлен раздела VII, FEHA, Ада и АДЕА.
Сотрудник персонала файлов
Сотрудник персонала файлы должны включать должность работника, классификации и описания. Файл должен содержать также работу предложение письмо, производительности наблюдений и оценок, акции, понижении, рекорды посещаемости, отпуск уведомления, дисциплинарных уведомления, трансферы, увольнений и напоминает, обучение, тестирование (включая сертификаты), запросы на разумные и подтверждения получения, политики и руководства компании.
Персонал файлы должны быть сохранены в исключительно безопасном месте в течение 3 лет после прекращения трудовых отношений.
Записи заработной платы сотрудников
Записи заработной платы сотрудников включают в себя таблицы расчета ставки заработной платы, сдельной, отдельного работника часов и дней, время карты, сдвиг графиков и любые записи, уточнения заработной платы между мужчинами и женщинами.
Работодатели должны сохранить записи заработной платы сотрудников по крайней мере 4 лет, в соответствии с трудовым кодексом Калифорнии, EPA (закон о равной оплате) и FLSA (ярмарки труда и Закон о стандартах).
Ведомости
Ведомости состоят имя, Дата рождения, адрес, SSN, определения задания, терминов и условий занятости, ставках вознаграждения, сертификаты детского труда и уведомления, начала и конце каждой рабочей недели, общая ежедневно и оплаты периода часов и союз и работника контрактов, общая заработная плата каждого заработной платы, чистой заработной платы и вычеты, еды периодов и Сплит сдвига расписания.
Ведомости заработной платы следует сохранить по крайней мере 4 лет после прекращения трудовых отношений.
Сотрудник полиграфологического обследования
Хотя Закон о защите работника полиграф (ХАНТОН) обычно ограничивает рутинное применение тестов, детектор лжи, они используются время от времени такие как в расследование кражи сотрудника.
Закон требует от работодателей, чтобы сохранить копию в заявлении работникам, указав причины для тестирования, инцидент расследуется, потери, понесенные работодателем, уведомления, доставлены в полиграфолога имена лица или лиц, необходимо изучить, характер доступа сотрудников к личности или имуществу под расследование и все документы, связанные с фактическим тестирования.
Заявление, утверждая, что было предложено сдать экзамен могут быть помещены в файлы персонала, но остальные связанные документация должна храниться в системе конфиденциальной и отдельной подачи как минимум 3 года.
Как мы всегда рекомендуем с помощью этих чувствительных и сложных трудового права, это лучше всего проконсультироваться с профессиональным людских ресурсов консультации фирмы или пересмотреть политику и подтвердить ваш учет практики находятся в соответствие.
В нашей следующей статье мы будем продолжать наше исследование различных записей, которые требуют сохранения, изучения исключения из практики стандартных документооборота и обнаружить последствий небрежного ведения документации.