Pode vir como um choque para todos os viciados em e-mail, mas há momentos quando o e-mail não é uma forma adequada de comunicação. Às vezes, uma situação requer um mais formal, ou uma abordagem mais pessoal.
Envio de e-mail é fácil - tão fácil, na verdade, que faz para uma ferramenta de comunicação, muitas vezes indevidamente. No entanto existem algumas situações em que esta forma de comunicação não deve ser usada. Não pode ser o substituto de uma carta, um telefonema ou uma visita!
Não use se uma mensagem que você está tentando transmitir é confidencial. Há uma boa razão por que o Presidente dos Estados Unidos não use e-mail: não é uma forma segura de comunicação! Se você quer algo confidencial para ficar desse jeito, não escrevê-lo em um e-mail!
E-mail nunca é realmente "particular" - mesmo quando você excluir o que você acabou de enviar o email "sensível" ou recebido, provavelmente há uma cópia desse e-mail em algum lugar. Uma vez que você enviar o e-mail, você pode nunca devolvo!
Não envie nada pessoais, sensíveis ou "opinativo" enquanto você está no seu local de trabalho. Seu patrão é dono de todas as suas comunicações de e-mail no local de trabalho. Seus e-mails podem ser monitorados e acessados, e poderia facilmente arranjas em água quente.
Usar o e-mail a má notícia é só má forma. Não informe da morte ou doença grave, via e-mail. Não romper com alguém via e-mail! E-mail é uma ferramenta que é muito impessoal e vazia de emoções para esse efeito. Algumas informações devem ser recebidas em pessoa!
Não envie um email para cancelar no último minuto! Fazer um telefonema e dizer a pessoa diretamente que vai cancelar um evento ou um arranjo. Se uma informação não pode esperar, o e-mail não é um meio apropriado para comunicar com urgência.
O e-mail não é um meio apropriado para solicitar uma reação imediata ou para comunicar instruções complicadas. Você precisa ter certeza de que todas as partes envolvidas confirmam sua compreensão do assunto que é urgente ou complexo e envolve negociação ou uma forma semelhante de comunicação interpessoal. Conversa cara a cara ou uma chamada de telefone é a única maneira de evitar um monte de desnecessários e trás com e-mail - e possíveis mal-entendidos.
Se você está escrevendo o e-mail acaba mais do que uma página escrita, desistir: que o assunto é melhor para ser discutido pessoalmente, ou por um telefonema - não enviar o e-mail!