PASTAS
Crie quatro pastas com os seguintes nomes:
ATO - acompanhamento
AGIR - pendente
AGIR - Leia
ACT - reservas
Estas pastas são para e-mails temporários que precisam ser tratadas antes de transferi-las para suas pastas permanentes.
Agora Crie pastas permanentes para tipos de e-mail, você vai estar ficando ou receber em uma base regular. Use o nome da empresa, quando possível, para facilitar a identificação. Por exemplo, "eBay", "Rogers", "Ontario Hydro" e assim por diante. Nota: se você regularmente comprar itens de uma determinada empresa, criar uma pasta permanente para ele. Por exemplo, "Walmart". Você também pode criar uma pasta "Manter" geral para diversos e-mails.
ARMAZENAMENTO DE E-MAILS
Quando você armazenar e-mails em uma pasta, destacar o e-mail, selecione o botão "Mover para" e escolha a pasta para mover o email em.
DIÁRIO
Cada dia, fazer as seguintes tarefas para manter seu e-mail atualizado:
1. Clique na pasta "Enviados". Estas são cópias de e-mails que você enviou para alguém. Mova cada um para a pasta que se relaciona com aquele projeto ou problema.
2. Clique na pasta "Lixo". Verifique cada e-mail para certificar-se de que realmente é lixo eletrônico. Se não, destacar o email e selecione o botão "Não é lixo eletrônico". Exclua o restante correio publicitário não solicitado.
3. Clique na pasta "Lixo". Repita o processo que você fez para a pasta de lixo eletrônico. Em seguida, exclua o e-mail indesejado na pasta de lixo.
4. Clique na pasta "ACT – follow-up". Estes são os e-mails que requerem alguma ação de sua parte. Uma vez que você completar a tarefa, mova o e-mail em sua pasta permanente.
5. Clique na pasta "ACT – pendente". Estes são os e-mails que estão esperando por alguma ação. Por exemplo, um e-mail de confirmação de alguma coisa você ter pedido on-line, e você está esperando para receber o produto. Uma vez que você recebeu o produto, e a questão, portanto, não está pendente, mova o e-mail em sua pasta permanente.
6. Clique na pasta "ACT – leitura". Estes são os e-mails que você deseja ler com mais cuidado. Por exemplo, um tutorial on-line que você está tomando. Depois de ler o e-mail, movê-lo para sua pasta permanente.
7. Clique na pasta "ACT – reservas". Estes são e-mails relativos a quaisquer reservas que você fez, como alugar um carro ou reservar um quarto em um hotel. Depois de ter acabado com eles, movê-las para sua pasta permanente.
UMA VEZ POR MÊS
Uma vez por mês, por volta do primeiro dia do mês, passar por todas as suas pastas e excluir e-mails que você já não vai precisar. Isso mantém o volume de seus e-mails para baixo. Dá-lhe também a chance de refrescar sua memória sobre determinados projectos que está a trabalhar.
RESUMO
Demora apenas 15 minutos para configurar um e-mail como este ficheiro, mas os benefícios de fazer assim podem durar muitos anos. Ele lhe dará maior controle sobre suas atividades de negócio, uma melhor compreensão das coisas que você precisa fazer, uma maneira de encontrar particulares e-mails rapidamente e um sentimento de satisfação de gerir bem o seu e-mail.