Ao tomar decisões de compra de software de negócios, a tendência geral é de olhar para a organização como um todo e ver como o software beneficia a organização e em quanto tempo a organização pode ver um retorno sobre o investimento (ROI). No entanto, uma organização não é composta de tijolos e argamassa; Ela é composta por funcionários, e é desses empregados que estaria usando o software no futuro depois de ele ter sido implantado. Neste artigo, veremos como on-line software de gerenciamento de despesas, um aplicativo de gerenciamento de negócios baseados na web que ajuda as organizações com viagem de ponta a ponta e a gestão da despesa, terá impacto sobre os intervenientes individuais, ou seja, os usuários.
Especialista em IT: Talvez a emoção predominante que o especialista em ti, sente-se sobre este software é de alívio. Desde que este software é hospedado pelo fornecedor e é oferecido como um serviço através da web, o in-house perito tem pouco ou nada para fazer em manter este software. Ao contrário de aplicações enterprise no local que precisam de muita persuasão para ser integrado com outras aplicações, esses aplicativos on-line são construídos sobre uma plataforma aberta e podem ser integrados facilmente.
O viajante: esta é outra das partes interessadas que serão imensamente aliviada. Este software simplifica o processo de criação de relatórios de despesas, tanto que pode ser feito em questão de minutos. Antes de fazer a viagem, o viajante executivo iria criar uma solicitação de pré-viagem que poderia ser convertida em uma declaração de despesa em segundos. Gestão de recepção torna-se exponencialmente mais fácil porque eles não têm que levá-los de volta mais. Assim que eles recebem um recibo, eles simplesmente tirar uma foto dela e anexá-lo para as despesas correspondentes.
Departamentais chefes/supervisores/aprovadores: longe de se tornar gargalos e sendo inundado com resmas de papel, os supervisores podem limpar suas aprovações em segundos com o software de despesa. Além de limpar as requisições, os supervisores têm outra responsabilidade principal - atuando como a primeira verificação do relatório de despesas antes de que vai para uma segunda validação pelo departamento de contabilidade. Sem este software, o supervisor teria que ter feito todas essas tarefas manualmente. Mas o software automatiza agora uma grande parte do trabalho para que o supervisor torna-se um administrador ou facilitador e pode concluir a tarefa em muito pouco tempo.
Contador: Nós já mencionamos que o contador funciona como o segundo nível de validação. Da mesma forma que o software auxilia o supervisor, ajuda o contador completar a verificação em um curto período de tempo em vez dos que normalmente levaria dias. Reembolsos também tornar-se mais fácil como cartões de crédito e sistemas de contabilidade podem ser integrados com o software e todo o processo poderia ser feito sem costura.
Gerência sênior: dentre os tetrazes maiores da gerência sênior é que eles têm muito pouca ou nenhuma visibilidade do processo. O uso de múltiplos sistemas díspares para gerenciar as peças do processo é o principal culpado nisto. Em contraste, o aplicativo de software de gestão de despesa sozinho manipula todo o processo e, portanto, cria visibilidade. Relatando também se torna mais fácil como agora, só é preciso alguns cliques.