Antes de entrarmos em que custo software de rastreamento pode fazer pelo seu negócio, vamos dar um passo para trás e ver que o procedimento normal para um viajante executivo submeter um relatório de despesas e reivindicar o reembolso e o papel do resto das partes interessadas no processo.
As requisições itinerante empregado primeiras, para a viagem através de um e-mail ou com um aplicativo de papel. O supervisor/gerente aprova a solicitação e o funcionário vai para o balcão de viagens de terceiros e o guichet para viagens reservas e desenho alguma moeda, respectivamente. Assim que voltar da viagem, o empregado então digita um relatório de despesas usando o software de planilha, anexa os recibos pertinentes e envia o mesmo para o gerente. O gerente verifica o relatório e encaminha-lo para o contabilista que então cumpre o pedido de reembolso.
Como podemos ver, existem várias ferramentas diferentes, sendo usadas para completar o processo e em alguns casos, até mesmo usando a terceiros. Quais são os problemas com essa abordagem?
Em primeiro lugar, a criação de relatórios de despesa não é uma tarefa simples. Como aumenta o número de despesas, assim como o trabalho do empregado, matando a produtividade como este trabalho, que é uma actividade acessória, na melhor das hipóteses, está a interferir com as responsabilidades de trabalho.
Em seguida, usando terceiros pode levar a um aumento nos custos.
Em seguida, vem o gerenciamento da recepção, onde empregados tem que cuidadosamente coletar e manter cada recibo para apresentá-los com o relatório de despesas mais tarde. Qualquer recibo faltando levará a falta de pagamento.
E então, lá é um dos maiores problemas com esse processo - a falta de visibilidade. Por causa dos vários sistemas no trabalho, visibilidade sobre o processo é muito difícil de alcançar. Para preparar todos os relatórios, dados de várias fontes tem que ser recolhidos, que é uma tarefa colossal em si.
Finalmente, este processo prolixo, sem muita ajuda de tecnologia criará enorme carga de trabalho para todos.
Então, qual é a alternativa?
A alternativa é usar a despesa on-line que segue o software que é uma aplicação de software baseado na web que ajuda com a gestão de todas as atividades a partir de uma única interface. Ele automatiza as tarefas e economiza tempo para as partes interessadas. Também dá os empregados convenientes e menos opções de tomada de tempo para a preparação pré-viagem requisições, relatórios de despesas e gerenciamento de recepção.
Uma vez que é um sistema central, relatórios torna-se muito mais fácil. O software vem com seus próprio relato módulo com permite que os usuários preparar relatórios em nenhum momento com apenas alguns cliques. Uma vez que é um aplicativo online, ele pode ser acessado de qualquer lugar, que é um benefício para empregados de viagem. Eles não têm que esperar até eles voltarem para preparar todas as despesas de uma só vez. Eles podem criar despesas como fazê-los e anexar uma foto do recibo como prova.
Módulo de reserva de viagem adicionais pode ser adicionado a este software para eliminar a necessidade de procurar a ajuda de terceiros. Usuários podem reservar os bilhetes se usando um motor de reserva familiar apenas. Apesar de tudo, ele age como o single-stop-shop para todas as atividades de gestão de despesas.