A maioria das empresas, organizações e indivíduos que cuidam de informações importantes precisa ter um sistema de gestão de documentos de boa. Desta forma, podem garantir, arquivo, compartilhar ou recuperar informações vitais. Mas o que significa a gestão de documentos?
É um sistema organizado que processa, armazena ou recupera documentos e as informações incluídas no interior. No caso de cópias ou documentos em papel, o processo é também conhecido como recheio.
A idéia de gerenciamento de documentos é uma versão moderna das técnicas que incluem a produção eletrônica, recuperação ou armazenamento de arquivos e documentos importantes. Desta forma, uma certa segurança é fornecida para esses arquivos. Mas de gestão de documentos não implica apenas em documentos em papel ou arquivos verificados. Ele também inclui e-mails, arquivos de vídeo ou áudio, relatórios, faxes, gráficos, fontes ou outro tipo de imagens.
A tratar de software de gestão de documentos foi inicialmente concebida para reduzir o uso de papel nos escritórios. Quando perceber que este modelo foi difícil aperfeiçoar, as versões mais recentes incluíam gerenciamento de arquivos eletrônicos e de papel. Porque cada organização tem suas próprias necessidades, os sistemas de gestão foram criados para lidar com certos aspectos da gestão ou classificar as informações.
Vamos tomar por exemplo o setor bancário. Os bancos já não têm de enviar cheques cancelados, juntamente com os extratos bancários, eles podem fazer cópias digitais do cheque, e em caso de necessidade, eles imprimem-los. Claro, o banco também conserva uma cópia para os registros. Verificações de reais podem ser mantidas em um local privado ou destruídas dependendo das necessidades e desejos do banco.
Outro exemplo são as agências de publicidade. Em vez de usar o espaço premium para apresentações ou storyboards, eles transformação-las em informações digitais. Até a campanha publicitária mais complexa pode ser colocar em um par de arquivos e pastas, mantida no computador e acessada ou impresso sempre que necessário.
Gerenciamento de documentos pode realmente facilitar a vida de um escritório. Os empregadores têm a oportunidade de facilitar o trabalho com a ajuda de um sistema que classifica e armazena as informações, tornando acessível em todos os momentos. Com o gerenciamento de documentos, você pode salvar tempo, espaço e dinheiro. Sem mencionar que também reduz o estresse no local de trabalho e aumenta a eficácia.
Código-fonte aberto para necessidades personalizadas
Software de fonte aberta refere-se aos programas de computador que não incluem um código-fonte protegido. Isto oferece aos usuários a oportunidade de ver a maneira que um programa é criado e alterar o código para caber suas necessidades pessoais. Este tipo de software é uma boa alternativa para o software proprietário. Na última situação, o código-fonte é muitas vezes protegido, evitando modificações indesejadas e engenharia reversa.
Um sistema de gerenciamento de documentos em termos de código aberto também inclui sistemas de gerenciamento de conteúdo. Esse recurso é um grande recurso no caso de armazenamento de dados em qualquer empresa que o utiliza. Um negócio usa um CMS para habilitar o acesso remoto e entregar as informações de um lugar para o outro. Mas ele também pode ajudar a gestão competitiva para documentos em uma variedade de maneiras.