Quem esteve envolvido no processo de descoberta eletrônica para um caso entende que pode ser complicado, demorado e exige o envolvimento de várias pessoas de equipes multifuncionais. Qualquer falta de colaboração entre as equipes diferentes pode levar a consequências graves, tais como adicional de tempo e custo, a duplicação de esforços e potencialmente não comunicar observações críticas.
Até poucos anos atrás, a maioria dos documentos existiam sob a forma de papel e o processo de descoberta implica passar por esse papel, juntamente com o pedido de suplemento, para rever os dados eletrônicos disponíveis. Como o mundo evoluiu, mais e mais documentos são armazenados eletronicamente e descoberta agora normalmente começa por olhar para as informações armazenadas eletronicamente.
Colaboração desempenha um papel importante no processo de descoberta eletrônica. Uma vez que foi identificada a fonte de informação, os próximos passos envolvem coletar os resultados e tornando-os apresentáveis, fácil de entender e específicos para a tarefa. Isto requer uma análise, processamento e revisão constante e é também a fase mais cara de eDiscovery fluxo de trabalho. Dependendo da fonte de informação, o custo do processo de revisão pode ser de até 80% do custo total de eDiscovery.
Lá estão surgindo tecnologias que podem ajudar a limitar os custos e agilizar a etapa de revisão:
Extensa pesquisa de texto completo
Em uma pesquisa de texto completo, o mecanismo de pesquisa examina todas as palavras em cada documento armazenado como ele tenta corresponder a critérios de pesquisa ou de palavras fornecidas por um usuário. Pesquisa de navegação guiada de texto completo permite aos usuários procurar/filtro ativamente a coleção de pesquisa por metadados e categorias que foram extraídas do índice. Hits de palavra-chave podem ser passados para um cliente de visualizador de documento, permitindo que a equipe identificar rapidamente o contexto do jogo, aumentando ainda mais a eficiência do processo de inclusão e exclusão de arquivo.
Documento exibindo com acessibilidade remota
Um visualizador de documento unificado pode simplificar o processo de revisão de eDiscovery, permitindo que os usuários visualizem documentos diretamente no navegador sem a necessidade de instalar qualquer software adicional ou controles ActiveX na máquina cliente. Um típico caso jurídico pode envolver vários tipos de documentos a ser revisto durante o processo de exame, o que exigiria a utilização de vários visualizadores para diferentes formatos de arquivo. Uma estratégia rentável para as empresas com um sistema de Enterprise Content Management (ECM) é selecionar um visualizador multitarefa que pode ser usado como uma ferramenta de acesso diário do documento para o pessoal. O espectador mesmo então pode ser usado como um visualizador nativo durante os esforços de descoberta eletrônica. Um visualizador de thin client ou Visualizador de documento zero footprint HTML5 permite o acesso remoto, móvel por qualquer pessoa que participam no projecto, tais como remotos aids legal.
Anotações, Mark-ups e as redações
As anotações são cruciais para o processo de descoberta eletrônica. Um típico visualizador deve permitir anotações como destaque, a codificação de cores e notas de texto a ser criado e exibido com documentos armazenados não só nos formatos TIFF, JPEG ou PDF, mas em formatos nativos, bem como arquivos MS Office ou e-mail. Uma versão original do documento é preservada, enquanto versões anotadas podem ser atualizadas e compartilhadas em todo o processo de descoberta eletrônica. Um módulo de redação permite que as redações para serem "gravados em" documentos, eficazmente removendo o texto confidencial subjacente e produzir um documento PDF caso contrário indexado e pesquisável. Uma interface visual intuitiva permite que um usuário selecione o texto ou definir uma região de um documento a ser permanentemente retirado do documento. Um sistema de anotação forte pode ser usado de forma automatizada para redigir as regiões de conteúdo com base em localização, resultados de pesquisa ou outras regras.
Gerenciamento de direitos digitais
Gerenciamento de direitos digitais (DRM) permite que as permissões de documento a ser atribuído a nível de usuário. Integrar este procedimento dentro do mecanismo de visualização simplifica o processo de permitir e não permitindo impressão, economizando, anotação e redação com base nas necessidades de cada usuário, sem modificar o original versão legal do documento. Adicionando um controle de gerenciamento de direitos digitais do documento, você pode processar o documento como somente leitura e controle de impressão, navegação, pan-controle e economia dentro de um grupo de trabalho, em departamentos ou com parceiros e fornecedores fora do firewall.
Conclusão
O processo de revisão depende o fluxo de trabalho de revisão e protocolo instituído pelo Conselho. No entanto, o uso dessas tecnologias emergentes pode auxiliar o processo de litígio eletrônico moderno, economizar dinheiro e ajudar a habilitar análise on-line, processamento e acelerar a colaboração nos dados.