Conectando-se através de vídeo-conferência on-line tornou possível a rede com as pessoas ao redor do mundo a qualquer momento. Mas só porque é possível que nem sempre significa que é eficiente. Vídeo-conferência on-line pode ser tão ineficiente e improdutivo como conferência regular. É importante ter a certeza de que você tomar precauções adequadas e passos para tornar cada videoconferência mais eficaz possível. Aqui estão algumas das maiores coisas que precisa fazer.
Teste todos os microfones e câmeras com antecedência
Dificuldades técnicas podem retardar qualquer reunião. Aproveite o tempo para testar todos os microfones e câmeras antes da reunião. Aproximadamente duas horas antes da reunião, envie uma mensagem para todos que planeja atendente. Peça-lhes para garantir que todos os seus hardwares é atualizado e funcionando. Assim que não foges o risco de escorregar de tempo valioso como alguns membros lutam para obter seus microfones em ordem e colocar os fones de ouvido.
Todos têm chegar cinco minutos mais cedo
Seja uma conferência baseada em nuvem ou uma conferência em pessoa, a vida acontece, e pode fazer pessoas tarde. Como regra geral, peço que todos que vem para a conferência de ser pelo menos cinco minutos mais cedo. Desta forma se algo acontecer, ou o membro está parado, aquela janela de cinco-minuto permite-lhes a chance de entrar. Caso contrário, você sabe que alguém vai ser um pouco tarde, e adicionando novas pessoas para a chamada de conferência de vídeo pode ser prejudicial.
Se você achar que é difícil convencer as pessoas a chegar cinco minutos mais cedo, construa mais cinco minutos para o horário da reunião. As pessoas ainda aparecer tarde, mas você pode atrasar a partir da reunião por cinco minutos ou assim. É melhor não contar os participantes, que você não vai começar a reunião por cinco minutos, porque depois eles vai contar com tendo esse tempo extra.
Fornecer reunião notas com antecedência
A melhor maneira de fazer uma chamada de conferência de vídeo, mais eficaz e eficiente é ter certeza de que todo mundo tem que conhecer notas com antecedência. As notas de reunião devem detalhar o que você pretende cobrir na reunião juntamente com possíveis problemas para discutir e pedidos de informação. Quanto mais cedo você pode obter estas notas disso, melhor. Desta forma os membros da reunião podem preparar com antecedência para a reunião, e eles podem ser capazes de fornecer conteúdo ainda mais valioso. Ele também pode ajudar a conferência Membros mantém-se com o que está discutindo e permanecer na pista, se tiverem que sair por algum motivo.
Se você estiver executando o encontro como parte de um negócio ou como representante para o proprietário do negócio, certifique-se de executar todas as notas de reunião pelo proprietário ou seu superior antes de enviá-los para fora. Evite incluindo informações confidenciais ou sensíveis. Lembre-se também que, na maioria dos Estados, reunião de notas pode contar como documentos oficiais para efeitos legais. Isto significa que você deve salvá-los como prova de que seu negócio tem sido cumprir as formalidades de negócios de estado necessário.