Um relatório recente do AIIM (Associação para gerenciamento de informações e imagem), ' vencendo as guerras de papel - capturar o conteúdo e mobilizar as tropas processo, coloca o departamento de contas a pagar (AP) entre as organizações de áreas de negócios de três principais deseja mover para sem papel. O relatório da AIIM, baseado nos resultados de uma pesquisa de 563 membros da AIIM, também afirma que o investimento em automatizar o processamento de AP é definido para crescer.
Há muitas razões que as organizações dão por querer avançar para uma solução de AP sem papel. Que o departamento de AP é um dos mais 'papel rico' em qualquer organização e manuais Accounts Payable processamento demorado, suscetível a erros e muitas vezes responsável por atraso comercial caro parece ser a linha de fundo.
Retirar a massa de papel e os requisitos para a automação de muitos processos manuais além de manipulação física libera o pessoal de AP para se concentrar em tarefas mais estratégicas. Além de ser capaz de bater em descontos de pagamento antecipado, os requisitos para eliminar facturas duplicadas e evitar os atrasos nos pagamentos, mais suas sanções financeiras associadas são citados como motivos para a automação.
Eliminar os atrasos nos pagamentos também ajuda a promover melhor relacionamento com fornecedores, como mais rápido consulta resposta e pagamento tempos de ciclo.
E junto com a melhoria da eficiência vem reduzindo os custos de processamento como um requisito importante.
Muito tem sido feito no passado, as preocupações das organizações sobre questões de conformidade e automatizando - mas este medo parece estar diminuindo rapidamente. Na verdade, o relatório AIIM afirma que criação de melhores registros para fins de conformidade e auditoria trilha agora é visto como uma razão mais importante para se mudar para uma solução livre de papel do que a resposta mais rápida e ganhos de produtividade melhorada.
Foi interessante ler um artigo, também pela AIIM, ' papel vs eletrônica: quando a melhor evidência não é suficiente ', que descreveu um caso recente do Tribunal em Nova York. O juiz pronuncia-se contra um negócio que não tinha conseguido manter arquivos eletrônicos depois de imprimir informações de cópia com base no que tinham sido perdidas informações que poderia ter sido vital para o caso. Como o artigo AIIM disse, "o que isto significa é que documentos impressos já não carrinho como dignos substitutos para as informações armazenadas eletronicamente eles encarnam... eles realmente só contar parte da história e, muitas vezes, a parte menos importante."
Então implementar uma solução de gerenciamento de nota fiscal reduz custos, melhora a eficiência, aprimora a visibilidade e o controle e mantém a conformidade legal.
E automatizar AP muitas vezes torna-se o primeiro passo em um movimento para processamento de papel-livre mais geralmente dentro de uma organização. Depois de experimentar os benefícios de automatizar traz em primeira mão, as empresas estão ansiosos para sair as vantagens em outros departamentos.
Relatório do AIIM coloca HR (recursos humanos) e a correspondência do cliente como o outro dois departamentos principais organizações olhar para automatizar juntamente com AP. Outras áreas de negócio, muitas vezes identificadas como prioridade para automatizar incluem contas a receber (AR), arquivamento de documentos, serviços ao cliente e aquisição e processamento de despesa.