Muitos líderes da empresa estão cientes que a tecnologia existe que pode fornecer melhor produtividade para sua empresa e seus funcionários. Os proprietários são frequentemente incerto de como as diferentes funções destes programas realmente irão beneficiá-los, mas embora algumas funcionalidades possam parecer semelhantes, abordam diferentes partes de um negócio. Software de gerenciamento de projeto fornece uma série de ferramentas que podem mudar a maneira que o negócio é conduzido e ajuda na evolução de uma empresa, para que ele pode ser executado com facilidade e manutenção mínima. Utilizando esses recursos de tecnologia, os proprietários são capazes de gerenciar e monitorar seus negócios, se eles têm pessoal de suporte ou estão sozinhos.
Os aspectos mais importantes do software de gerenciamento de projeto são a capacidade de manter o controle de tarefas e para se comunicar com os empregados ou relações de negócio. O primeiro conjunto de recursos pode incluem calendários, gráficos de Marco, cronogramas, atribuições e sub tarefas. O segundo conjunto de recursos pode incluir quadros, compartilhamento de arquivos, colaborações, fóruns e sistemas de mensagens, incluindo e-mails e memorandos. Todas estas ferramentas são o equivalente virtual de métodos manifesto, que já estão em uso em escritórios. A capacidade de empregar tecnologia com essas tarefas permite a um indivíduo supervisionar muitas facetas de um negócio ao mesmo tempo e permitir que o programa para preencher o papel de uma secretária ou recepcionista. Para o pequeno empresário, isso pode reduzir os custos de pessoal e as restrições de espaço e permitir a gestão de uma única posição, em vez de com várias pessoas.
Software de gerenciamento de projeto também tem o benefício de transferir informações e encontrando espaços para um ambiente virtual online... e isso cria um escopo maior de influência, bem como uma ampla gama de talentos. Teletrabalho tornou-se uma maneira popular de empregar indivíduos capazes, independentemente da sua localização e as ferramentas de conferência e fórum que permitem conexão e comunicação. O uso de um escritório virtual também fornece um banco de dados online de informações e recursos, e enquanto o dono tem controle de acesso permitido para esta informação, o cyber local dos arquivos gera uma biblioteca organizada por todos os aspectos da empresa. Membros da equipe podem utilizar os recursos e postar o progresso a qualquer momento, e isso faz para as empresas que podem funcionar fora restrições de tempo real.
Proprietários de pequenas empresas muitas vezes se preocupar com os custos de inicialização e muitas vezes acreditam que o software de gerenciamento de projeto é fora de seu orçamento. Estes programas geralmente pagam sozinhos ao longo do tempo, como eles salvar em trabalho de parto e os custos de tempo, mas também salvar em stress e frustração. Uma empresa organizada pode focar na construção de novas metas e gerar crescimento, ao invés de tentar superar obstáculos de gerenciamento de tarefas.