Organizações Associação regularmente sediar eventos para os seus membros. Eles desempenham um papel vital no objetivo de longo prazo de fornecer alta qualidade, serviços valiosos para seus membros e podem ser uma parte fundamental da aquisição e retenção de planos de marketing. Os eventos podem variar dependendo da associação e sua indústria, mas um monte de eventos comuns incluem ocasiões tais como:
Formação acadêmica &
Exames
Grupos de trabalho em rede
AGMs
Seminários
Reuniões de gestão
Conferências
Galas
Eventos como estes são vitais como parte de sua oferta de adesão. Eles ajudam a manter um relacionamento entre sua organização e membros, bem como entre os próprios membros. Em relação a eventos como treinamento e exames, eles também fornecem uma parte do núcleo do valor acrescentado serviço fornece de sua organização.
As associações também costuma hospedam galas e conferências anuais. Estes podem ser ocasiões enormes, com todos os seus membros presentes e podem incluir a gestão de expositores, patrocinadores, palestrantes e actividades nocturnas. Conferências podem ser a espinha dorsal da sua adesão a oferecer, e como tal, você provavelmente terá uma equipe separada para gerenciá-los.
Muitas soluções de software da Associação oferecem recursos de gerenciamento de evento, mas muitos destes não distinguem entre as redes menores e eventos de capacitação e as enormes complexas conferências anuais.
É vital que qualquer provedor de solução de associação não só entende a diferença entre esses eventos menores e a conferência anual de gala, mas apoia-los separadamente dentro de sua solução. As necessidades e requisitos para cada equipe são muito diferentes e como tal, a solução que suporta-las deve atender para cada um.
Equipes da conferência, muitas vezes, têm as seguintes tarefas que a equipe de eventos geral não será:
Gestão de convite e inscrição: envio de convites para membros alvejados e garantindo a eles podem registrar on-line com facilidade
Gestão de alojamento e viagens: certificando-se de você pode oferecer delegados alojamento e viajar se necessário - assegurando não agencia e você sabe quem é o transporte, quando eles chegam e onde se encontram
Gestão do microsite: muitos eventos reoccurring terá um microsite dedicado, a partir do qual os gerentes de evento podem adicionar todas as informações relevantes do evento. Isso precisa ser fácil de usar e rápido para atualizar
Gestão de alto-falante: obter todos os detalhes dos alto-falantes pode ser difícil - gerentes de evento precisam para gerenciar sua bio, resumos de apresentação, agendas e muito mais
Gestão de patrocínio: promover oportunidades de patrocínio e levando o pagamento para esses slots
Fluxo de gerenciamento: com muitos fluxos diferentes, é vital que os delegados podem selecionar facilmente as oficinas e apresentações que são relevantes para eles
Gestão de quarto: Certifique-se você não reservar duas apresentações em simultâneo na mesma sala! Certifique-se de que você ter todo o equipamento necessário para cada oficina, alto-falante e apresentação
Catering management: gerenciamento do processo de pedidos, logística de encomenda e todos os associados de catering de restauração
Gestão da tabela: vender e para reservar mesas pt-massa e permitir que delegados fazer upload de seus próprios detalhes de quem está sentado onde
Evento relatórios: relatórios são a espinha dorsal dos eventos - executar delegado detalhes, relatórios de alojamento, restauração / relatórios, ganhos e perdas e muito mais
Seu software de adesão deve atender grande conferência e gestão de gala e tratá-los como uma entidade separada para os eventos de formação, redes e outros que sua associação poderá ser executado. Procure uma solução de adesão que pode oferecer-lhe tal um módulo de gestão abrangente conferência.