Você tem uma lista dos ingredientes que constituem a sua idéia do sistema de armazenamento de documento perfeito?
E antes de irmos adiante, quero dizer Afaste-se tipos específicos de sistema e perguntar como - em um mundo ideal - você organizar, armazenar e acessar os documentos que orientam o seu negócio?
Pessoas que nós falamos para colocar consistentemente querendo eliminar o papel de um processo orientado para o documento como uma prioridade, quando à procura de uma solução de armazenamento de documentos. Automatizar o processamento claro vai fazer isso - mas automatizar não apenas sobre a remoção física do papel.
Automatizar também significa racionalização processamento - e ao fazê-lo passando muitas das outras caixas na lista de desejos de solução armazenamento perfeito.
Em primeiro lugar, as empresas dizem, o processo de armazenamento deve ser simples, rápido e fácil de usar - eles querem se livrar daqueles transbordando bandejas «ficheiro», os resultados da equipe esse trabalho odiado milenar de agendamento para 'amanhã'.
É imperativo, também, que o procedimento para encontrar e recuperar qualquer documento particular é não apenas simples, mas também rápido - instantânea de preferência.
Deve ser possível acessar todos os documentos em um sistema com igual facilidade - e isso significa inclusive aqueles arquivados (e sem a necessidade de escalar todo o aposentado-off cadeiras e aquecedores ventilador antigo retirou-se para a sala de armazenamento de porão ou ter que viajar para fora do local para a instalação de arquivo especialmente encomendadas).
As organizações são muito focadas em ser capaz de atribuir preciosos metros quadrados para seu ativo mais valioso - seus funcionários (e não pesados armários) - e também estão extremamente preocupadas reduzir o custo de armazenamento.
Qualquer solução de armazenamento deve naturalmente ser legalmente compatível - e todo mundo comenta sobre como eles nunca querem ter a trabalheira de perder um documento novo.
O que as pessoas não querem é ter que manter um documento fisicamente à vista na sua em-bandeja como um lembrete de que o processamento é necessário em uma data futura. Seu ideal é para esse documento ser guardada com segurança e notificado quando a ação é necessária. Da mesma forma, não querem ter a mão-escrever instruções e arrastar um arquivo robusto ao longo para a próxima pessoa na cadeia para processamento.
E claro que a segurança é de suma importância - não só em garantir que documentos estão a salvo de perigos físicos, tais como incêndio e inundações, mas também fazendo com que o acesso é restrito apenas aos utilizadores autorizados.
Automatizando meios segurando documentos centralmente, mas tornando-os acessíveis de qualquer lugar no negócio - para a pessoa a próxima mesa, na sala ao lado ou operam a partir de um escritório um continente de distância - e disponíveis 24/7.
Documentos podem também ser capturados de em qualquer lugar no negócio. Aqueles já em formato eletrônico são capturados automaticamente e documentos em papel podem ser digitalizados e tecnologia de OCR (optical character recognition) usado para extrair os dados essenciais para o processamento subsequente.
Podem ser definidos vários níveis de autorização e criado um sistema de alertas para notificar quando a ação é necessária. Um documento também pode ser recuperado de diferentes maneiras - através do número/fatura número/departamento de apoio ao cliente por exemplo.
Um sistema não só é mais eficiente, no entanto, a adoção também reduz custos - armazenamento, processamento e artigos de papelaria. Além disso, usando o fluxo de trabalho para automatizar algumas do processamento manual libera pessoal para focar mais trabalho estratégico.
E simples, rápido e fácil de usar? Acho que os nossos clientes.
- Mas uma solução de gerenciamento de documento não vai fazer o chá.