Processamento de texto é vital para muitas empresas, mas é especialmente importante para os escritórios de advocacia. Qualquer empresa pode aumentar sua linha de fundo, se eles podem aumentar a produtividade de seu processamento de texto. Seu escritório de advocacia é usando o Microsoft Office? São parceiros e colaboradores, confortável e confiante em suas habilidades de palavra? Mais frequentemente do que não recebo respostas afirmativas a estas perguntas, e ainda quando eu mergulhar mais que profundamente, eu acho as pessoas em questão não são realmente aproveitando todos os recursos de economia de tempo que a palavra tem para oferecer.
Aqui está uma amostra das habilidades que você e sua empresa devem estar utilizando se você quiser usar a palavra com eficiência. Quantos deles você já está usando? Talvez seja hora de pensar em arranjar algum treinamento de Microsoft Word para o seu escritório de advocacia.
Você está usando o comando Mostrar/ocultar?
O comando para mostrar/ocultar é a faixa de opções Home e permite que o usuário veja quais pressionamentos de tecla (Enter, Tab, espaço, etc.) têm sido utilizados no documento. Esta informação é inestimável, especialmente quando você estiver editando um documento que foi criado por outra pessoa. O autor passou para uma nova página, pressionando a tecla Enter várias vezes, ou adicionam uma página ou uma quebra de seção? Se pressionado a tecla Enter, você pode encontrar um bloco de espaço em branco no documento quando você adicionar mais texto acima os pressionamentos de teclas. Se eles usaram uma pausa e você adicionar texto, você pode encontrar que você de repente tem uma página completamente em branco, inserida em seu documento. Conhecimento é poder e entender o comando Mostrar/ocultar vai fazer você mais forte.
Você está usando a barra de ferramentas de acesso rápido?
A barra de ferramentas de acesso rápido é a palavra equivalente a ter canetas e lápis perto na mão. Qualquer comando que existe no Word pode ser adicionado à barra de ferramentas de acesso rápido (QAT). Onde está o KHAT, você pergunta? Por padrão ele colocar na parte superior esquerda canto da tela, à direita da palavra azul W. Ele vem com os comandos para salvar, desfazer e refazer. Clique na seta de lista suspensa preta à direita do último comando e você pode mover a barra de ferramentas que mostra logo abaixo da faixa de opções, ou adicionar ou remover comandos. Colocando os comandos usados com mais freqüência aqui, que você pode economizar muito tempo mudando de fita para fita ou porque você não consegue lembrar onde está à caça de um comando.
Você sabe onde é a área de transferência e como usá-lo de forma eficiente?
Quando você copiar ou corte de conteúdo, onde ele vai? Muitos de nós imagina-lo flutuando no ciberespaço, até que esteja prontos para usá-lo. Na verdade, ele vai para a área de transferência. Lançar a área de transferência antes de você começar a cortar e colar e você vai ver até 24 itens obter adicionados. Da área de transferência, você pode clicar para colocar o conteúdo em outros documentos, planilhas, slides de PowerPoint, e-mail, ou onde quer que você precisa ir. Todo o conjunto de Microsoft Office compartilha a mesma área de transferência por isso é fácil de mover o conteúdo de um programa para outro.
Quando você copiar e cola a partir de outro programa ou documento, a formatação parece certa?
Você tem várias opções quando você está colando o conteúdo em documentos. Para acessar essas opções, dê um clique-direito no lugar que você deseja colar. Clique Menu tem opções de colagem que tornam mais fácil de escolher o tipo de formatação que você quer automaticamente adicionado para o novo conteúdo. Se você é um fã do Ctrl + V atalho, você pode ir para as opções de palavra para definir o tipo de formatação que vai acontecer quando você colar.
São estilos mais do que apenas uma declaração de moda?
Quando você formata um documento você ainda está usando as técnicas tradicionais de formatação diretas? Isso é o que chamamos de formatação que é feito através do menu do botão direito ou o início da faixa de opções de fonte e comandos de grupo n.. O usuário de computador savvy usa estilos para formatar seus documentos. Estilos de torná-lo mais fácil para você manter o seu formato de documento consistente e permitem modificar a formatação rápida e facilmente.
Quando as coisas dão errado em um documento, você sabe por que?
O que fazer quando você está trabalhando no Word e algo inesperado acontece? Se a resposta for "com calma e rapidamente corrigi-lo" então você está em um bom lugar. Se por outro lado, você sente a pressão arterial subir, você pode beneficiar-se de entender por que a palavra faz o que faz. Confie em mim; ele não está apenas tentando estragar o seu dia. Você só precisa começar dentro de sua cabeça se você quiser reduzir seus níveis de stress de palavra.
Você aproveitar conteúdo reutilizável?
Muitas vezes usamos as mesmas assinaturas, cabeçalhos, parágrafos de texto ou tabelas de informações em documentos diferentes. É você recriar esses itens cada vez que você precisa deles? Galerias do Word contém conteúdo reutilizável ready-made, ou você pode criar seus próprios itens e adicioná-los às galerias para fácil acesso.
Se estes são conceitos novos para você e/ou sua equipe de treinamento no uso do Microsoft Word drasticamente poderia aumentar satisfação do usuário e a produtividade do seu escritório.