Eu escrevo muito sobre os benefícios do escritório sem papel, o processo sem papel - eu postei um blog na semana passada, indo sem papel - do indivíduo ao negócio e na semana passada escrevi sobre guardar documentos - requisitos legais e como resolver o problema da montanha de papel.
E os benefícios de conversão de documentos em papel para eletrônico são indiscutíveis: são as questões do verde e meio ambiente, os custos reduzidos de armazenamento, os aspectos de segurança de manter documentos seguros contra incêndio e danos causados pela água, os benefícios de conformidade armazenamento eletrônico traz - mais empregados têm acesso 24/7 para os documentos que eles precisam para fazer seu trabalho.
Relatórios sobre as organizações que se deslocam para sistemas sem papel. Em março, que foi anunciado que o Ministério da Justiça foi introduzindo o uso de crime eForms e que a partir de 1 de abril de 2013 já não aceitar versões em papel.
Apenas esta semana um artigo que apareceu em ComputerWeekly dizendo que um número de britânicos das forças de polícia foram movendo processos baseados em papel, com o público on-line e começando com armas de fogo licenciamento - sua posição 'polícia UK começa a rasgar os processos transacionais de Dickensian', com Dickensiano uma referência para o diretor de recursos UK policiamento Matthew eliakison-Pedley do comentário no sistema atual. Até agora 38 forças se espalhar em toda a Inglaterra e Gales têm mostrado interesse e ele disse ser a primeira vez que um grupo de policiais tem para mover para uma solução de e-commerce sem uma direção do governo.
Às vezes, a conversão de papel para eletrônico é tratada como um fim em si mesmo-, mas os benefícios de ir sem papel são muito maiores do que apenas os aspectos de armazenamento e acesso. Fluxo de trabalho automatizado simplifica processamento, melhorando tempos de ciclo do processo e traz uma série de BI (business intelligence) e gestão de benefícios de informação.
E ainda muitas organizações parecem estar faltando este truque - AIIM recentemente um relatório sobre os resultados de um papel de pesquisa destacando que mais de metade das organizações inquiridas disseram que eles retyped dados de imagens digitalizadas. Isso, como aponta AIIM, significa que um empregado efetivamente está imprimindo um documento eletrônico que a recodificação os dados para criar um documento eletrônico ainda mais, com todo o elemento de tempo atendente e risco de mis-keying desvantagens.
Automatizado de extração de dados, tais como via OCR (reconhecimento óptico de caracteres) e código de barras, tecnologia, pode identificar os dados essenciais de qualquer formato de documento original - palavra, PDFs, e-mails - e os dados extraídos validados contra ERP de uma organização, gerenciamento de conteúdo corporativo ou outro repositório de informações.
Documentos, em seguida, podem ser encaminhados para o pessoa/departamento apropriado ou da acção relevante. Informações capturadas também podem ser usadas para atualizar automaticamente a linha de aplicativos de negócios.
Automatizar algumas do processamento deixa pessoal livre para se concentrar em tarefas estratégicas mais, com o processamento configurado para atender às condições e regras de negócios. Melhorar a segurança vem de ser capaz de definir o acesso de autorização, e estratégias de escalonamento podem ser embutidas.
Com muito maior visibilidade e controle em todo o processamento, as ferramentas de BI e relatórios também fornecem gerenciamento aprimorado e informação analítica - e finalmente os dados podem ser postados automaticamente para qualquer linha de sistema de negócios, aplicativos ERP, recursos humanos ou CRM, por meio de interfaces sem costura.
O processo de negócio inteiro é mais eficiente, e os custos vêm para baixo. Organizações automatizar o processamento de faturas, por exemplo, regularmente relatam um retorno sobre o investimento de entre 6-12 meses.