Ter que lidar com montanhas de documentos em papel pode ser um dos maiores problemas que enfrentam uma organização. Documentos em papel são caros ao processo, pode ser extraviado ou perdido, e ainda mais para baixo da linha surgir questões sobre armazenamento.
Um número de tipos de documento tem uma vida de armazenamento definida por lei - muitos daqueles encontrados em Finanças são um exemplo. Facturas e IVA relacionadas a documentos devem ser guardados por seis anos e detalhes de PAYE, salários e registros de imposto de renda para três. HR (recursos humanos) deve garantir acidente relatórios são mantidos por três anos e registros referentes às questões médicas tem vários comprimentos de armazenamento especificado.
Certas indústrias têm seus próprios períodos de retenção definidos para documentos. GPs são obrigados a manter registos até 10 anos após a morte do paciente (ou depois que o paciente deixou o Reino Unido,) a menos que eles permanecerem na União Europeia.
Mas, além disso, cada organização terá suas próprias necessidades de armazenamento de negócio do documento.
O desafio - armazenamento de documentos em papel é caro como difíceis de gerenciar
Quanto espaço valioso tem a sua organização alocar para armários - e gabinetes muitas vezes contêm documentos que podem nunca ser olhados novamente até retirado para ser destruído no final da sua vida de armazenamento? E quanto a esses documentos que requerem acesso em algum momento? Quanto tempo o seu time de contas a pagar (AP) gastar em torno de enraizamento em caixas de papelão arquivo procurando essa factura ilusória? E não importa o tempo de atraso e em solicitando e perseguir até a entrega de itens arquivados fora do local.
Então há a privacidade e segurança, questões de protecção de dados, e todos os problemas resultantes associado com quarto acesso, fechaduras de combinação - e extravio de chaves.
Além disso, sobre garantindo proteção para esses documentos vitais de fogo e enchente? Não é preciso muita água para arruinar um registro de papel.
Que é onde uma solução de gerenciamento de documento vem em - armazenar documentos eletronicamente, com segurança e firmemente, e instantâneas fornecendo acesso 24/7 para os usuários que você autoriza.
Como uma solução de gerenciamento de documentos pode ajudar
Em assessoria às organizações, HM Revenue e aduaneira (HMRC) diz que Cuba registros, detalhes PAYE, salários e imposto de renda de registros armazenados eletronicamente devem ser "facilmente acessíveis para você e um oficial de IVA" quando eles visitam.
Com um solução de arquivamento de documentos, documentos podem ser digitalizados no sistema, permitindo que a equipe - e autorizado a visitas funcionários - para localizar facilmente documentos especificados, como e quando necessário.
No entanto, arquivamento é apenas o começo (apesar de que ele vem no final da vida do documento). É útil, mas o movimento de captura de documentos para o início do processo e adicionando o processamento de fluxo de trabalho trazem ainda mais benefícios, economizando tempo e custos.
Por exemplo, com uma solução de gerenciamento de faturas, notas fiscais são armazenadas eletronicamente (facturas digitalizadas como eles entram no departamento de AP de papel), permitindo acesso instantâneo durante o processo de negócios para resolver consultas imediatamente, etc e recuperável via IMS ou integrando a linha de sistemas de negócios.
Uma das razões por trás da decisão na força dos Midlands, um policial para automatizar seu processamento de relatório do acidente foi a quantidade de espaço físico necessário para armazenar a documentação - registros de acidente (alguns com até 30 documentos diferentes) são obrigados a ser mantidos por lei para 10 anos.
Tendo implementado seu acidente automatizada solução a força policial de relatórios na verdade tem sido capaz de perder as linhas de armários. Mas, além disso, ao investir em uma solução que captura os documentos no início do processo, software de fluxo de trabalho poderia ser incluído para assegurar o cumprimento das melhores práticas, eliminar alguns dos trabalhos manuais e permitir que a equipe monitorar e cumprir KPIs críticos - todos resultando em um serviço muito melhor.