Empresas que escolhem não automatizar suas viagens e processamento de despesa (T & E) não poderiam ser apenas perdendo potencial de economia, mas também perder a oportunidade de reduzir viagens e despesas de alegação de fraude - assim diz que pesquisa um PayStream consultores.
Pesquisa recente da autoridade de mercado financeiro processo mostra que 36% das empresas nos Estados Unidos agora automatizar suas viagens e processamento de despesa e que a implementação de soluções de gestão de T & E está em ascensão.
Processamento de despesa do tradicional papel manual é demorado e trabalhoso - entrada de dados propenso a erro, é pesado sobre os requisitos de armazenamento, e gargalos de autorização e problemas de distribuição são comuns.
E ainda é um processo de negócios não podem prescindir - poucas organizações não necessitam de funcionários viajar em um certo momento.
Custos das empresas T & E subindo
É também um custo crescente para as empresas - quase 60 por cento dos entrevistados PayStream pesquisa relataram que as despesas de viagem e despesas tinham subido nos últimos três anos.
Viagens (tarifas, gasolina, etc) e os custos associados estão subindo - e a quantidade de viagens de negócio próprio também deverá crescer.
Este aumento no custo associado de T & E também tem visto muitas empresas mais movendo-se para exigir recibos para todas as despesas, em vez de reembolso acima de um determinado limite financeiro. Mais da metade (52 por cento) das empresas pesquisadas na PayStream dizer eles recibos de necessidade agora de todas as despesas, até a figura de 44 por cento do ano anterior.
Todos os que acrescenta-se ainda mais T & E papel, maior tempo de processamento e custos de processamento de T E &.
Automatizar T & e: Retire o papel, acelerar o processo e reduzir os custos
Um gasto de processamento solução elimina a necessidade de distribuição de papel e agiliza o processo de reembolso inteiro:
o requerente cria um formulário de despesas on-line, com opção de anexar eletronicamente através de digitalização de recibos relevantes
a forma (e receitas) são roteadas diretamente para o indivíduo apropriado de autorização
uma vez autorizada, dados financeiros são remetidos para a empresa ERP para pagamento.
O formulário de despesas e receitas estão disponíveis para acesso imediato 24/7 e trilhas de auditoria e relatórios de gestão e informação significam que todo o processo é agora muito mais transparente.
Processamento de despesa acaba de se tornar mais fácil para o requerente, para o aprovador
e para o departamento de processamento de despesa.
Benefícios adicionais de automatização e &: T
nenhuma entrada de dados mais pela equipe de Finanças - evitando mis-keying erros e livrar-se de seu compromisso de tempo
completar o formulário de despesas é mais fácil - opções padrão são fornecidos e muitos campos podem ser preenchidos automaticamente
não mais reivindicações perdidas ou esquecidas - escalonamento automático embutido e sinalizadores de notificação assegurar processamento está no bom caminho
consultas, erros e rejeições podem ser resolvidas rapidamente - resultando em funcionários mais felizes.
E automação também traz maior controle, reduzindo o risco de fraude
Automatizar o processamento de T & E não apenas meios lá é menos oportunidades de erro-, mas também reduz o risco de fraude.
Negócios online recurso gostaria de negócios fresco relatórios que, de acordo com pesquisas recentes, entre 5% e 20% das declarações de despesas são ampliada ou completamente fictícia.
Uma solução de viagens e despesas permite às empresas para garantir a viagem e as regras de despesa são respeitadas, com declarações de despesa aprovadas pela autoridade competente em conformidade com a política da empresa.