E-mail é o meio mais preferido de comunicação pela maioria das empresas. É útil para empresas que utilizam a Internet para comunicação. É muito confiável e poderosa. Mensagens e itens podem ser imediatamente transferidos usando o e-mail. Mas, tanto quanto é útil, é também uma importante fonte de distração. Esta distração pode afetar significativamente o desempenho e a saída de uma pessoa. Deve haver medidas para minimizar a distração de e-mails para manter um ambiente de trabalho altamente eficiente.
Os empregadores geralmente usam controle de tempo para o pessoal online para monitorar o progresso do trabalho de seus empregados. Qualquer ineficiência devido a distrações pode ser vista facilmente com a ajuda desta ferramenta. Essa ineficiência pode ser rastreada até a sua fonte e um dos são e-mails. As pessoas muitas vezes gastam muito tempo verificando seus e-mails. Se eles estão vasculhando para um e-mail particular ou check-out para novos, essas ações comem um pedaço de seu tempo. Assim, o tempo gastado para o trabalho real é reduzido. Verificar e responder a e-mails são tarefas importantes, mas a maioria das pessoas não sabem como fazê-lo com eficiência.
Necessário um tempo para verificar e-mails. Uma boa maneira de limitar a desnecessária a verificação de e-mail é agendando uma hora apropriada para ele. Há três momentos ideais quando verificar o e-mail; Quando o turno começa, durante o meio da mudança e antes de sair. Esse agendamento pode ser organizado com o cliente ou o empregador, para que eles podem se comunicar no momento adequado. Eles podem usar o controle de tempo para o pessoal online para escolher o momento certo para enviar um e-mail. Esta medida vai eliminar qualquer verificação desnecessária de e-mails que podem ser dispendioso a longo prazo.
Verificar e-mail durante tempo lento. Verificação de e-mails pode também impedir uma pessoa sendo focada em seu trabalho. Outra medida alternativa é a tarefa de agendamento durante o tempo de inatividade pessoal. É onde o controle para o pessoal de linha de tempo é útil. Algumas pessoas são capazes de trabalhar mais eficazmente em determinados momentos do dia. É melhor manter o momentum durante estes tempos para produzir resultados de qualidade.
Use ferramentas de e-mail útil. Poucas pessoas sabem que existem ferramentas que podem organizar e automatizar e-mails. E-mails podem ser filtradas para que ele pode ser facilmente localizado. Que pode ser filtrada por assunto ou fonte. Cortará significativamente o tempo necessário para procurar um e-mail particular. Para que vão exigir mais tempo para responder e-mails, podem ser adicionado à lista a fazer para que ele não será esquecido.
Minimizar o tempo gastado em e-mails vai aumentar a produtividade e eficiência de todos. Usar o controle de tempo para o pessoal on-line irá certificar que lá cada momento gasto não é desperdiçada. Uma pequena distração pode levantar a bola em um grande problema se um dado adquirido.