Grande evento pessoal pode ser um desafio, com tantos fatores diferentes que necessitam de consideração; de pessoal para transporte e, por vezes, VIPs. Um grande evento tem o potencial de causar fortes dores de cabeça para os organizadores, mas existem cinco regras de ouro que, se cumprido, devem fazer tudo funcionar sem problemas.
Preparação - certifique-se realizar uma reunião com sua equipe de evento nos preparativos para seu evento e explica-lhes exatamente o que eles farão sobre os dias do evento. Não há nada pior ou mais improdutivo do que contratar um grande número de pessoas para ajudá-lo a executar seu evento e não aproveitando o momento de totalmente breve todos em seus papéis e responsabilidades. Garantindo que cada membro da equipe é até a velocidade com que eles são obrigados a fazer, você não só liberar mais do seu tempo no dia, mas também aumentar o moral do pessoal e reduzir a probabilidade de grandes erros que ocorrem durante o evento.
Logística - tendo para coordenar e gerenciar os diferentes elementos de um grande evento podem ser problemáticos para até mesmo os mais experientes dos organizadores do evento. Certifique-se de que a gestão da força de trabalho é uma prioridade em seu evento, e que tudo e todos é onde significou ser na hora certa. Quanto maior o evento, maior a tarefa de tentar organizar tudo, então, para aliviar a pressão sobre si mesmo, certifique-se de que tudo faz sentido logisticamente, antes que o evento começa em curso. Se você estiver trabalhando com um grande número de voluntários, investir em algum software de gerenciamento de voluntários para tornar sua vida mais fácil.
Back-up - como em qualquer ambiente de trabalho, a maioria dos funcionários e voluntários em grandes eventos pode ser invocada. No entanto, como com a maioria das situações na vida, geralmente haverá um punhado de pessoas que poderiam deixar você para baixo - se isso é por estar atrasada para uma mudança ou mesmo não transformando-se em tudo. Certifique-se de que você tem empregado adequado processos no lugar de programação, no caso de você precisar chamar em funcionários de back-up. É muito frustrante organizar um grande evento com a mais elaborada de entretenimento, mas ser decepcionado por falta de pessoal.
Disponibilidade - como você se preparou bem para o seu grande evento, o evento real em si deve ser relativamente agradável. Se for esse o caso - como deve ser - certifique-se de que você tornar-se disponível para seus funcionários e voluntários. É sempre bom ter contato face a face, em vez de simplesmente ouvir a voz de alguém sobre um walkie-talkie de vez. Colocar uma cara a voz e se conectar com sua equipe - pessoas instantaneamente vão querer trabalhar mais e fazer melhor, porque é uma forma muito mais pessoal de comunicação.
Apreciação - pode parecer básico, mas é surpreendente como muitos funcionários e voluntários tendem a sentir subvalorizado. Um simples obrigado ou um sorriso pode fazer maravilhas, e que não custam nada. Não há nada pior do que uma divisão entre a gerência e os trabalhadores, então a melhor coisa que você pode fazer é chegar lá e realmente mostrar-lhes como grato você realmente é!