Saúde e segurança de documentos podem variar dependendo da natureza e âmbito da actividade de uma empresa e negócio, mas existem documentos gerais deste tipo que tem que estar preparado. Para estar em conformidade com todas as leis e regulamentos pertinentes, tais documentos têm de ser preparados por profissionais especialistas na área jurídica.
A saúde e segurança de documentos e formulários que uma empresa tem que ter devem incluir os procedimentos de ação de emergência descrita em detalhe, bem como um plano de evacuação para estar a postos em caso de emergência devido a acidentes ou desastres naturais como terremotos, inundações, etc.
Quando a empresa utiliza máquinas, os documentos para estar preparado a este respeito compreendem os logs de inspeção e serviço de máquinas e documentos que são provas de que a maquinaria é inspecionada e atendido tão regularmente como necessário e atende aos requisitos de segurança para o ambiente específico e atividades.
Quando a empresa utiliza substâncias tais como produtos químicos e solventes que carregam os perigos para a saúde e a segurança dos empregados, a saúde e segurança de documentos e formulários devem incluir uma lista de todas as substâncias perigosas: produtos químicos, solventes, etc. Também deve haver documentos que contêm instruções para os empregados que têm de trabalhar com tais substâncias perigosas durante a execução das suas funções.
Uma parte importante do grupo de documentos relativos à saúde e segurança é o conjunto dos relatórios que são prova do governo e autoridades relevantes realizadas inspecções. Inspecções pelo governo e as respectivas autoridades comumente incluem a inspeção de saneamento, as condições de segurança de fogo, a segurança estrutural do ambiente de trabalho - instalações e edifícios e estruturas, a conformidade ambiental, bem como outros relatórios conforme apropriado para o respectivo escopo de negócio da empresa específica.
A documentação relacionada à saúde e à segurança também pode variar dependendo da idade e do estatuto dos trabalhadores da empresa específica. Pode haver mais detalhada, diferente ou complementar documentos e formulários sobre funcionários que são os trabalhadores jovens, ou jovens que são menores de 15 anos de idade. Pode haver também específicas de saúde e segurança documentos e formulários quando os empregadores se envolvem subcontratantes, voluntários ou pessoas que estão passando por sobre a formação de trabalho. Documentação do acidente e a lesão é uma outra parte da documentação sobre normas de segurança e saúde: inclui documentos que estão relacionados com a saúde e a segurança dos funcionários de uma empresa específica.
A importância dos formulários e documentos relevantes de saúde e segurança é alta, porque com a ajuda de tais conjuntos de documentos elaborados por profissionais advogados em conformidade com todas as leis aplicáveis e regulamentos empregadores podem garantir o ambiente seguro e saudável no local de trabalho. A disponibilidade dessa documentação que garante que todos os funcionários foram instruídos corretamente e todas as máquinas e equipamentos são regularmente atendidos é uma garantia que as necessárias medidas foram tomadas e são tomadas para evitar acidentes graves e dispendiosos. Com a ajuda dessa documentação empregadores podem garantir a maior retenção de pessoal e aumentar a produtividade e a eficiência no local de trabalho.