Continuamos nossa análise detalhada das práticas de manutenção de registros adequados, analisando elementos adicionais relativos às diferentes categorias que exigem preservação e as sanções para manutenção de registros por negligência.
-9 Formas
A reforma de imigração e o ato de controle (IRCA) proíbe a contratação de estrangeiros ilegais. Os empregadores são obrigados a preencher um formulário I-9, a imigração e o formulário de verificação de elegibilidade de emprego do serviço de naturalização. Eles devem incluir informações sobre a identidade e a autorização para o trabalho de todos os funcionários. Não cumprimento desses requisitos pode levar a sanções civis ou mesmo criminais. Embora não obrigatória, de acordo com a lei, salvando cópias de corroborando documentos de autorização de trabalho e identificação juntamente com as formas-9 é recomendado.
Registros devem ser salvos por 3 anos depois de emprego e/ou um ano após o término, consoante o que ocorrer mais tarde. Os registros devem ser guardados juntos em um arquivo comum ou coletivamente salvos eletronicamente para todos os funcionários ao invés de serem colocados em arquivos pessoais individuais.
Empregado benefícios dados
O empregado aposentadoria renda Security Act (ERISA) supervisiona a aposentadoria e outros benefícios dos empregados. Os empregadores devem preservar registros de comunicações de Cobra, registros que suportam os dados descrições de plano Resumo (DOCUP), registros referentes à elegibilidade para benefícios sob ERISA e relatórios anuais, para todos os planos de benefícios.
Registros geralmente devem ser salvo por seis anos após a cessação de emprego, embora registros relativos à determinação da elegibilidade para benefícios devem ser mantidos durante o tempo relevante.
FMLA/CFRA
O FMLA (família e ato médico deixar) permite direito para até 12 semanas de licença sem vencimento dentro de um período de 12 meses, dependendo de critérios médicos e família particulares. Registros gerais sobre solicitações devem ser armazenados em arquivos de pessoal. As especificidades das necessidades médicas e detalhes dos pedidos, incluindo o diagnóstico devem ser colocados em arquivos de medicina ou saúde do empregado.
Documentação relevante deve ser preservada por um período de 4 anos, em conformidade com o FMLA, ADA e CFRA (lei de direitos de família de Califórnia).
Registros de saúde do trabalhador
Registros de saúde do trabalhador incluem toda a documentação de registros, exames de pré-emprego, lesões de emprego ou mortes de teste de álcool e drogas (300A de formas OSHA 300 e 301) e registros médicos específicos.
Resultados dos exames médicos são confidenciais e devem ser armazenados separadamente de outros registros. Registros de qualquer exame médico exigido pela OSHA ou resultantes da exposição a substâncias tóxicas ou perigosas devem ser guardadas para 30 anos após a cessação de emprego. Caso contrário, registros de saúde do trabalhador devem ser salvo por 5 anos.
Compensação dos trabalhadores
Cada reivindicação de ferimento do trabalho deve ser salvo em um arquivo que inclui o nome do trabalhador, número de pedido de reivindicação do administrador, da data da lesão, uma indicação de se a reivindicação é uma indenização ou reclamação somente médico, um certificado de anuência para garantirem se apropriado e uma nota que tenha havido uma negação.
Documentação sobre compensação dos trabalhadores deve ser mantida por 5 anos a partir da data da lesão ou 1 ano desde o último tempo de compensação foi entregue ao empregado.
Quem deve manter registros?
Todos os empregadores são obrigados a manter registros referentes ao ciclo de vida de um funcionário e salvar documentação de conformidade com os regulamentos estaduais e federais. No entanto, algumas exceções existem com o número de empregados da empresa. Os empregadores devem verificar com seu departamento de recursos humanos para obter detalhes.
Multas e penalidades
Violação das práticas de manutenção de registros necessários pode incorrer em multas de até r $70.000, bem como termos de prisão que variam de acordo com a violação específica. As sentenças são frequentemente "por incidente," que inclui geralmente todos os incidentes que ocorrem a cada empregado individual.
Resumo
Compreender o estado e as leis de emprego federal que exigências de manutenção de registros de movimentação é essencial para respeitá-las. Manutenção de registros proficiente também irá ajudar a defender ações e decisões de emprego e facilitar a gestão de recursos humanos eficiente e eficaz. Aproveitar-se de consultores de recursos humanos para orientação e observar inteligente, documentação e manutenção de registros para uma empresa organizada e segura.