Um dos mais importantes e talvez o mais incompreendido, de todas as práticas de emprego é a documentação do empregado. Inúmeras leis estaduais e federais, incluindo o Fair Labor Standards Act ao título VII do ato dos direitos civis, requerem empregadores preservar registros de funcionários para um período de tempo estipulado. Além de registros oficiais sobre questões como o salário e a informação de horas, a documentação relativa ao desempenho do empregado, comunicação com clientes ou fornecedores,-9 formulários e folhas de pagamento dos funcionários também são cruciais, constituir prova jurídica em caso de necessidade.
Muitos empregadores não percebem a importância da documentação. Eventos que não estão documentados serão considerados não-eventos, como se eles nunca ocorreram. Empregadores mesmo que entender a importância de manter registros sempre não fazem esforços suficientes para manter a documentação adequada para se defender em caso de necessidade surgir. Os empregadores podem acabar em tribunal, apaixonadamente, afirmando que eles falavam com seus funcionários sobre uma determinada questão em várias ocasiões, sem qualquer evidência para suportar sua reivindicação. Um empregador sábio irá dedicar tempo e esforço no sentido de documentação adequada.
O valor da documentação
Documentação apresenta provas concretas de dados, fatos e ações em caso de inquérito, a arbitragem e contencioso, fornecendo proteção para empresas e empregados. Documentação oferece prova que decisões sobre o status do funcionário foram exclusivamente com base no desempenho no trabalho e outros assuntos relacionados. Por outro lado, documentação protege trabalhadores de falsas alegações feitas pela supervisão sobre falha de desempenho.
Qual é a documentação?
Documentação é a comunicação formal de avaliações, observações, incidentes e fatos de determinada situação ou comunicação. Pode incluir fitas de vídeo, gravações de áudio e similares, embora a forma mais comum de documentação é a palavra escrita.
Documentação não geralmente requer assinatura do empregado, exceto em casos específicos, como no recebimento de um manual, treinamento ou, possivelmente, um aviso disciplinar.
Quando documentar
Gerentes devem tomar cuidado para registrar eventos, logo mais viável possível. Estudos mostram que a memória de uma pessoa começa a desvanecer-se ou mudar tão rapidamente quanto 15 minutos após um evento ocorre. Documentação gravada prontamente será considerada mais credível e de confiança.
Elementos de documentação
Documentação deve incluir a data em que ocorreu o evento, a data de documento escrito e os nomes completos e títulos das partes envolvidas. Gerentes devem registrar a violação testemunhada ou tipo de evento observado, incluindo fotocópias de qualquer prova e fornecendo detalhes específicos pertinentes.
Objetivo e específico
Na gravação de documentação deve tentar ser muito específico, ainda permanecem completamente objetiva, tendo o cuidado de ater-se aos fatos. Gerentes devem evitar exageros e orientar clara de "opiniões". "Jake evitar todo contato com os olhos durante a reunião," é uma observação comportamental objetiva, Considerando que "Jake parecia estar enganando-me," seria considerado um parecer falta de evidência de apoio.
No nosso próximo post, nós esclarecerá quais situações e incidentes exigem a documentação e identificar erros comuns de documentação, vale a pena evitar.