Uma coisa que é comum com qualquer negócio em crescimento é o grande número de documentos que têm de ser armazenados e recuperados conforme necessidade surge; Isso exige uma política de gestão de documentos eficiente. Se estes documentos estão disponíveis nas formas de papel, electrónico, ou on-line com base, um sistema de gerenciamento de documento adequado fará a diferença para a segurança de seus documentos. Nesta idade de computador, é necessário um sistema eficaz que pode criar, armazenar e controlar documentos eletronicamente.
Entre os principais componentes deste tipo de sistema, uma característica fundamental é sua capacidade de captura de dados e indexá-lo de tal forma que o armazenamento, recuperação e distribuição se tornam instantâneas. Muitas organizações que usam um sistema tão logo descobrem como eficaz e eficiente a gestão de documentos e informações podem tornar-se em sua empresa. Outro aspecto importante é que depois de informações tem sido armazenadas, ele pode ser feito disponível para pessoal autorizado quando necessário.
Armazenamento seguro de documentos é um recurso-chave do sistema de gestão de documento. O sistema pode manter documentos usando diferentes tipos de mídia, dependendo de fatores como freqüência são usados, sua natureza, bem como a facilidade e conveniência de sua utilização. Existem sistemas de gestão de documentos da web que exigem documentos a serem armazenados em bancos de dados ou servidores, outros sistemas que exigem armazenamento em mídia óptica, como CDs e DVDs e ainda outros que exigem armazenamento usando magneticamente microfilmes. Anteriormente, haveria necessidade de processos tais como imagem e digitalização de documentos para que eles são armazenados nos meios de comunicação relevantes; atualmente não há documento imaging software que consegue trabalhar bem como conversões facilmente.
Há mais para gerenciamento de registros de armazenamento de documentos devido a vantagem de garantir um fluxo de trabalho suave. Existem sem atrasos no negócio de recuperação ou classificando documentos exigidos. Com um Software de gestão de documentos, o processamento é feito em conformidade com o seu fluxo de trabalho, desde que ele é programado especialmente para o seu tipo de operações de negócios. Outra grande vantagem de um sistema informatizado é que todos os documentos estão disponíveis para a próxima pessoa on-line imediatamente desse modo crescente eficiência dentro da organização.
Um computador e internet, baseado em sistema de gestão de documentos assegura que há suave conectividade dentro da organização, que se estende também ao interprofissionais níveis com um fluxo bem gerenciado de informações. Com operações rápidas e convenientes, há uma considerável redução de desperdício de recursos como tempo e dinheiro. Mesmo as organizações que têm filiais espalhados sobre as áreas mais remotas e que exigem uma rápida troca de documentos entre sua força de trabalho facilmente se beneficiará com a conveniência de ter todos os documentos em um banco de dados on-line disponível a todo o pessoal autorizado.