Para implementar estratégias de gerenciamento de documento, você precisará fazer uma transição suave. Empresas profissionais que tratam de automação de escritório podem ser de grande ajuda. Uma vez que você levá-los a bordo, eles primeiro irão analisar suas necessidades. Fora isso, eles serão capazes de desenvolver uma série de soluções. Finalmente, vai ser você a implementar as suas recomendações. Trata-se de investir em equipamentos como scanners e servidores. Eles também realizará treinamento para sensibilizar seus funcionários em processos como a digitalização, armazenamento e recuperação de documentos. Você também deve criar políticas para gerenciar o processo.
Identificar e determinar os usuários: identificar que unidades mais utiliza documentos em papel. Avaliar toda a organização e identificar uma ou várias unidades cujas operações são de papel intensivo. Na maioria dos casos, recursos humanos, contas a pagar, áreas de recepção e controle de crédito são tais lugares. Muitos documentos passam por estas áreas. Iniciando o processo de implementação, pode-se observar as áreas que precisam fine tuning antes de se expandir para toda a organização. Você também pode mapear essas áreas para automação de fluxo de trabalho.
Determine que a concessão de acesso a documentos digitalizados. Alguns documentos são de natureza sigilosa. Essa é a essência da gestão de documentos. Você não pode ter recursos para deixá-los em campo aberto e todos poderão ler. Isto exige um plano proteger tais documentos. Por exemplo, as pessoas fazendo a cobrança não devem ter acesso aos registros de pessoal no HR. Portanto, com consultas, decida que o que vê. Você também deve fazer uma decisão sobre se estes documentos podem ser acessados a qualquer hora do dia ou da noite. Você pode limitar esta a apenas o horário de trabalho.
Mapear o fluxo de trabalho contra recursos disponíveis: mapa de fluxo de trabalho de sua empresa. Tomar uma decisão sobre a possibilidade de centralizar a digitalização de documentos, ou não. No caso de uma grande organização com filiais em toda a cidade, ou em outras regiões, determine como eles acessarão os documentos que irão ajudá-los a realizar suas funções diárias. Automação de fluxo de trabalho é outra área importante. Em vez de tomar decisões sobre como rotear documentos de usuários, criar regras e colocar limites máximos por exemplo usando valores de fatura.
Considere se você tem pessoal suficiente para documentar o trabalho de digitalização. Lembre-se, eles têm suas funções diárias regulares. No entanto, em situações onde você tem uma equipe totalmente esticada, a melhor coisa é terceirizar o serviço. Como alternativa, você pode ter o provedor de soluções de gerenciamento de documento crie para você um sistema híbrido.
Implementar: A equipe terceirizada pode começar com esses documentos no back office, ou seja, os armários e caixas de documentos. Por sua parte, sua equipe examina o que atualmente vem acordo com as regras de automação de fluxo de trabalho. Após resolver todas as questões acima, você agora pode entrar em negociações com um fornecedor potencial. Proporcionar-lhes um fluxograma detalhando seu processo de negócio. Discuta suas deficiências, se for o caso e as medidas para resolvê-los. Formulários eletrônicos (E-forms) são uma parte essencial deste projecto. Sempre vai para uma solução personalizada, não aquele que está usando a empresa A ou B.