Eu tenho um armario de arquivo muito grande e eu odeio o depósito. Todos os dias, eu estou inundado com novo mail, junk mail, contas, registros médicos, brochuras, manuais, trabalhos escolares, investimentos. O nome dela. Esses papéis acabam empilhados em pilhas em cima do meu armário de arquivamento. Eu sempre digo a mesmo, "Amanhã, eu vou cuidar disso." Você sabe como isso vai. Amanhã nunca chega.
Ser um geek techy, eu decidi ver se eu poderia apenas armazenar todos os meus documentos no meu Mac. Espaço no disco rígido é tão ridiculamente barato, que tem o potencial para realmente mudar a maneira de como lidar com meu tsunami de papel.
Eu tentei um número de soluções possíveis. Em vez de aborrecê-lo com minha tentativa e erro, eu vou dar-lhe o que eu vim acima com. Sinta-se livre para adaptar o que estou mostrando aqui para atender suas próprias necessidades.
Para começar, você precisa de um Mac. Bem, yo u realmente não precisa de um Mac mas este guia é tudo sobre como fazer isso com um Mac. Se você tem um PC, Desculpa, você precisa procurar em outro lugar.
Metendo papel de Mac
Bom, então você passou no primeiro teste. Você tem um Mac. Agora, você precisará obter o papel em seu Mac. Existem algumas maneiras que você pode fazer isso.
Smartphone
Comecei a experimentar com o meu armário de arquivamento digital usando meu iPhone. Gostaria de tirar uma foto de um documento e armazená-lo no meu Mac. Se você está apenas brincando e já tem um iPhone, você pode fazer tudo o que eu vou lhe mostrar. O único inconveniente é a digitalização velocidade e qualidade.
Tudo em uma impressora / Scanner de mesa
Há um barco carregado de todos em um scanner no mercado. Geralmente, eles vão fazer uma folha por vez em um scanner de mesa. O highend ligeiramente mais queridos vai dobrar folhas frente e verso e tem um alimentador de documentos. Eu uso uma impressora Canon (TK) que funciona muito bem e faz um trabalho razoavelmente bom de digitalização de documentos. Novamente, a maior desvantagem para isso é a velocidade.
Um total de Scanner de documento
Este é o Mac-Papai se você pretende ir sem papel. Estes scanners são projetados para cortar através de pilhas de documentos como manteiga. Existem alguns no mercado. Eu pessoalmente olhei o Scanner puro e o Fujitsu Scanner. Estes dois vão agitar o seu mundo. Eles podem digitalizar até páginas TK por segundo.
Para o meu armário de arquivamento digital, eu uso o Scanner puro.
Software
Para a configuração mais simples, você não precisa investir muito em software. Se você vai com qualquer um dos scanners que mencionei acima, eles vêm com software para conseguir o papel em seu Mac. Além desse software, para a apresentação de você precisa mais algumas coisas.
Dropbox
Dropbox é uma maravilha. Se você não tem ainda instalado no seu Mac está realmente faltando para fora. Dropbox cria uma pasta no seu Mac. Quando você usar sua pasta Dropbox seus arquivos aparecem magicamente em qualquer outro dispositivo que você conectou-se à sua conta do Dropbox. É uma maneira impressionante para compartilhar arquivos entre Macs, iPhones e iPads.
Outro Software opcional
Este software não é necessário, mas isso irá tornar sua vida um pouco mais fácil. Vou te dar uma breve descrição de cada aqui. Mais tarde, quando nós estamos falando sobre o fluxo de trabalho nós pode cavar como usar cada um.
Hazel
Acho que de Hazel como seu assistente. Pastas de avelã relógio e tomar ações sobre arquivos com base em regras. Eu uso ele para assistir arquivos com nomes de arquivos específicos e automaticamente arquivá-las em lugares apropriados no meu armário de arquivamento digital.
TextExpander
Expansor de texto é um utilitário que permitirá que você crie atalhos de teclado para duplicar tarefas repetitivas. Por exemplo, se você está digitando o seu endereço muito, criar um trecho de texto expansor como addr, sempre que você digitar addr, expansor de texto irá substituí-la com seu endereço completo.
GoodReader
Se você tem um iPad, Goodreader é uma utilidade incrível para exibir todos os arquivos PDF, você estará criando e armazenando em seu armário de arquivamento Digital. É um daqueles aplicativos iPad do swiss exército faca que literalmente uso todos os dias.
Preparação-trabalho
Antes de começarmos o arquivamento digital, vamos começar nosso sistema estabelecido. Se você não tiver feito isso, instale o Dropbox e criar uma conta do Dropbox.
Crie uma pasta chamada "Scans 1" na sua pasta Dropbox. Isto irá funcionar como sua caixa de entrada. Usar o número 1 no título para que ele sempre aparece no topo da minha lista classificada. Isso é especialmente útil quando você estiver usando isso em seu iPad e iPhone.
Crie uma pasta "Registros" no Dropbox. Este é o seu armário de arquivamento. Uma vez que esta pasta é criada, organizá-la de qualquer maneira que você quer. Aqui é a estrutura que eu uso. Pasta de arquivo pessoal de registros (ou seja, médico)
Sinta-se livre para usar qualquer estrutura você acha que funciona melhor para você. Não vá muito louca com pastas aninhadas organizadas embora. Por quê? Lembre-se bem, que este é um sistema digital. Você pode usar o Spotlight para procurar qualquer documento que você quer.
Se você estiver usando os scanners puro ou Fujitsu, que o software vem com software de recogniztion de caráter ótico (OCR). Este software irá converter a imagem digitalizada em texto real é indexado pelo sistema. Assim, um pouco do que se preocupar com onde é a sua última conta de telefone, acender holofotes e digite 2013 April Verizon e