Manutenção de registros desempenha um papel essencial na gestão de qualquer empresa. Uma extensa gama de informações sobre os funcionários deve ser preservada por vários motivos. Isso inclui a capacidade de facilitar a gestão eficiente e eficaz dos recursos humanos, para defender as decisões de emprego, quando surge a necessidade e para cumprir com numerosas leis federais e estaduais.
Todos os registros devem ser mantidos por um número mínimo obrigatório de anos. O tempo que vários de documento para documento, mas em todos os casos, os empregadores devem assegurar que os registros são arrumados em um lugar seguro e que só é acessível para pessoal autorizado. Uma vez permitida a serem descartadas, é necessário que eles serão destruídos de forma adequada, se fragmentando, completamente apagar de armazenamento digital, ou de outra forma.
A seguir é uma análise detalhada das diferentes categorias de registros que exigem preservação:
Contratação de registros
Registros de contratação incluem anúncios externos e lançamentos internos para posições em aberto, pedidos de emprego enviada para agências de emprego, currículos, aplicativos, avaliações de entrevista, testes de pré-contratação e verificações de referência. Registros para um indivíduo, um decidir contratar devem ser arquivados em seu arquivo pessoal. Se o empregador não contratar o indivíduo, eles devem armazenar os registros em um arquivo de candidatos.
Documentos relativos à contratação de registros devem ser mantidos por um período mínimo de 2 anos depois concluiu-se a relação de emprego, como guiado por título VII, FEHA, ADA e ADEA.
Arquivos de pessoal empregado
Arquivos de pessoal empregado devem incluir título do trabalho do empregado, classificação e descrição. O arquivo deve conter também a carta de oferta de trabalho, observações de desempenho e avaliações, promoções, despromoções, registos de presenças, licença anúncios, disciplinar, transferências, demissões e recorda, treinamento, testes (incluindo certificados), os pedidos de acomodações razoáveis e confirmações de recebimento de política e manual de empresa.
Os arquivos de pessoal devem ser preservados em um local extremamente seguro para uma duração de 3 anos após a cessação da relação de emprego.
Registros de salário do funcionário
Registros de salário do funcionário incluem tabelas de cálculo de taxa de salário, taxas de peça individual do empregado horas e dias, cartões, horários de deslocamento e quaisquer registros esclarecendo salário diferencial entre os sexos.
Empregadores devem preservar registros de salário do funcionário pelo menos 4 anos, em conformidade com o código de trabalho da Califórnia, EPA (ato de pagar igual) e o FLSA (trabalho justo e Standards Act).
Registros de folha de pagamento
Folha de pagamento os registos de nome, data de nascimento, endereço, SSN, definição de trabalho, termos e condições de emprego, taxas de pagamento, contratos de União e funcionário, certificados de trabalho infantil e avisos, início e final de cada semana de trabalho, horas de período de pagamento e daily total, totais de salários pagos cada folha de pagamento, salário líquido e deduções, períodos de refeição e split-mudança horários.
Registros de folha de pagamento devem ser conservados durante pelo menos 4 anos após a cessação da relação de emprego.
Teste de polígrafo do empregado
Embora o ato de proteção de polígrafo empregado (EPPA) geralmente restringe o uso de rotineiro de testes do detector de mentiras, eles são usados agora e depois como uma investigação de roubo de funcionário.
A lei exige que os empregadores salvar uma cópia da declaração entregado aos funcionários, informando o motivo para o teste, o incidente sob investigação, a perda que sofreu por parte do empregador, o aviso entregado para um examinador de polígrafo, nomeando a pessoa ou pessoas a ser examinado, a natureza do acesso do funcionário para a pessoa ou a propriedade sob investigação e toda a documentação relativa ao teste real.
Uma declaração afirmar que foi solicitado um exame pode ser colocado nos arquivos de pessoal, mas o restante relacionado a documentação deve ser armazenada em um sistema de apresentação confidencial e separadas por um período mínimo de 3 anos.
Como sempre recomendamos com estas sensíveis e direito do trabalho complexo, é melhor consultar com um profissional de RH Consultoria empresa ou especialista para rever as políticas e confirmar suas práticas de manutenção de registros estão em conformidade.
No nosso próximo artigo, continuaremos a nossa investigação dos vários registros que exigem preservação, examinar as exceções para as práticas de manutenção de registros padrão e descobrir as consequências da manutenção de registros por negligência.