O processo de accessioning formalmente insere um item na coleção de um museu. O processo pode variar dependendo do Museu e o tipo de item. A maioria dos museus incluem os protocolos accessioning como parte de sua documentação que às vezes é conhecida como a política de gerenciamento de coleções.
Accessioning é mais do que aceitar a posse de um item. O processo começa com a determinação de se o item ou itens se encaixa com a missão do Museu. Não todos os itens disponibilizado para o Museu se encaixa dentro da coleção do Museu. Por exemplo, um museu dedicado ao período da Guerra Civil americana não poderá aceitar artefatos da Segunda Guerra Mundial. O pessoal do Museu geralmente considera itens à luz da atual exibe e exibe futuro planejado.
O processo de accessioning, também, estabelecer a autenticidade e a história do item. Isto é por vezes referido como estabelecer a proveniência de itens. Isto é especialmente importante para os itens que foram possuídos ou usados por figuras históricas ou em circunstâncias históricas. Isso pode ser difícil estabelecer e pode exigir depoimentos de indivíduos que comprove os fatos que cercam o item. O processo de accessioning coleta essas informações, prova de sua validade e mantém os documentos como prova de proveniência. Isso é fundamental para estabelecer a importância da peça dentro da coleção. Também se torna parte do registro histórico do Museu.
Museus também têm uma obrigação durante o processo de accessioning para determinar a posse de itens e a autoridade da pessoa apresentando o item para transferir o título. Isso pode ser um problema difícil verificar especialmente em situações onde uma propriedade está envolvida. Artefatos, propriedade de uma pessoa falecida podem ser transferidos para o Museu dos herdeiros. No entanto, se alguns a dissidência de herdeiros, podem surgir questões de propriedade. Em outros casos, a posse de alguns artefatos pode ser difícil de determinar porque os itens adquiridos há anos antes.
Outra obrigação do Museu envolve verificar a exigibilidade do item. Alguns itens associados com espécies ameaçadas de extinção, juntamente com os itens que podem ter sido retirados de escavações arqueológicas ilegais podem ser limitados. Restos de nativos americanos também estão sujeitos a repatriação para a tribo ou os descendentes da tribo. As restrições e regulamentos variam de acordo com o tipo de artefato. O Museu accessioning processo pode diferir dependendo do item. Às vezes são consultadas especialistas em campos de especialidade.
Os processos de finais de accessioning comumente envolvem a documentar a condição e a aparência do item. Esta etapa também pode incluir medidas de conservação destinadas a preservar o item e evitar a deterioração do item. Em outros casos, o item pode ser restaurado para um estado anterior. Pinturas, por exemplo, podem ser reenquadradas para aparência adequada. Os conservadores da coleção também fornecem o melhor armazenamento possível condições destinadas a evitar qualquer agravamento do item. Isso geralmente envolve o armazenamento em temperatura e umidade controlada garantiu condições. Os níveis de umidade e temperatura adequada variam de acordo com os materiais, mas são sempre estreitamente controlados e monitorados.