O formato de documento mais comum no mundo dos negócios é e-mail. Infelizmente, a maioria dos e-mails são escritos tão mal que destinatários lutam para descobrir por que eles estão lendo o e-mail e o que é suposto para fazer sobre isso.
Aqui estão algumas dicas sobre como obter seu e-mail ler - e mais importante... obter o leitor a agir.
Decida o que você quer fazer.
Ficando o leitor a agir ou fazer algum tipo de decisão deve ser o 'objetivo' de um e-mail, caso contrário, o que é o ponto em escrevê-lo em primeiro lugar?
A partir do momento que você decidiu o objetivo, antes de escrever qualquer outra coisa, pergunte-se "o que exatamente eu quero o leitor a fazer?"
Como com qualquer forma de escrita profissional, a indefinição é o oposto de útil. Quanto mais clara que você está no seu objetivo, será mais convincente de seu e-mail.
Comece por escrever o seu plano de ação
Isto é onde as pessoas ficam confusas. Eu acho que, se você estiver sorte de ter sido educado bem ou tinha alguma forma de escrita profissional off-line tutorial, então você vai foram ensinados a começar com uma introdução e uma conclusão?
Simplificando, os tempos mudaram. A maioria dos seus leitores simplesmente não tem tempo (ou desejo) para ler todos os e-mails que vem em suas alimentações ocupadas todos os dias. Se você não disser o leitor a razão para o e-mail imediatamente - eles apenas passar.
Não estou dizendo que a maneira que você foi ensinado é errada: simplesmente dizendo que ele não satisfizer seus prospetos Digitas.
Exemplo
Digamos que seu objetivo é: salvar seus clientes dinheiro ligando para o seu serviço.
Ruim:
Oi Jim,
Nacional elétrica limitada estabeleceram-se em 1983 e empregam mais de 120 pessoas, especializada em serviços de eletricidade nacional. Os serviços que oferecemos são... blá, blá, blá...
Bom:
Oi Jim,
Eu sou de eletricidade nacional.
Nós apenas conservou seu concorrente: eletricidade britânico, 46% nos preços da energia e eu posso fazer exatamente o mesmo para você - a razão para o meu e-mail é organizar uma reunião para o dia 15 de julho em 15, para passar por isso mais detalhadamente.
Quebrar o e-mail acima
Se você começar com a sua conclusão, você vai precisar de backup seu pedido com um argumento de apoio.
Ruim
Se eu posso ter uma reunião com você, eu vou falar com você sobre todos os serviços que oferecemos, e você pode decidir quais serviços podem ser aplicáveis (se houver) para o seu negócio. Nacional elétrica limitada estabeleceram-se em 1983 e empregam mais de 120 pessoas, especializada em serviços de eletricidade nacional. Os serviços que oferecemos são... blá, blá, blá... Me.... Me.... Me....
Bom:
Vejo que a sua empresa tem um acordo de energia existente com a limitada de energia elétrica - que recentemente se levantaram seus preços em 11%. Com base no seu acordo de preços atual, podemos salvar você de 46% e o melhor de tudo... Movendo-se para nós é simples e você não terá que fazer qualquer coisa - faremos tudo para você.
-Como podemos fazer isso?
Podemos fazer isso olhando mais a energia que você usar e definindo uma pauta mais adequada.
-O que acontece se você tem uma pergunta?
Tenho certeza que este e-mail não explica tudo, mas é por isso que eu estou tentando configurar o encontro com você. Eu vou através do passo de uma informação por vez, para que você possa obter uma imagem clara antes de decidir o que fazer.
Reforçar seu argumento com uma forma de evidência ou mais confiança
A menos que você pode fornecer algo que apóia seu argumento, ou envolve o seu leitor a pensar mais, você vai descobrir que seu email pode retratar como sua opinião.
Ruim:
Eu acho que você vai ter um melhor lidar com a gente e eu acho que nós somos uma das melhores pessoas para comprar de.
Bom:
Dê uma olhada na nossa página de depoimentos que eu tenho ligado para você. Você encontrará que estas pessoas são realmente felizes com a economia que fizemos-los - que veio de um e-mail inicial, apenas como um presente.
Repita o seu plano de ação
No final do e-mail, reafirme seu apelo à acção. Supor que você tenha escrito um argumento convincente, que você encontrará um pequeno lembrete da meta, não vai fazer nenhum mal em tudo. Por exemplo, então, se você pode me informar se você pode fazer no dia 15 de julho em 15, então eu consigo tudo mais preparado para você nesse final.
Informação clara na linha de assunto
Não tente enganar. Isso é uma coisa complicada de fazer - também muita informação e ela virá através de 'spam', a pouco, e ele não pôde obter os leitores atenção.
Ruim:
Assunto: eu tenho algo que você precisa.
Bom:
Assunto: Solicitação de reunião - 15 de julho | Re: Alterações recentes no preço da energia, economia de 40%.
Resumo dos dois e-mails
Aqui estão os dois e-mails que discutimos na íntegra:
Aquele mau:
TO: "[email protected]"
Data: 07/11/13
Assunto: eu tenho algo que você precisa.
Oi Jim,
Nacional elétrica limitada estabeleceram-se em 1983 e empregam mais de 120 pessoas, especializada em serviços de eletricidade nacional. Os serviços que oferecemos são... blá, blá, blá...
Se eu posso ter uma reunião com você, vou lhe falar sobre todos os serviços que oferecemos, e você pode decidir quais serviços podem ser aplicáveis (se houver) para o seu negócio. Limitada elétrica nacional estabeleceram-se no 1.