Før vi kommer inn hvilken kostnad sporing programvare kan gjøre for din bedrift, la oss ta et skritt tilbake og se hva den vanlige fremgangsmåten for en omreisende executive å sende en reiseregning og kreve refusjon og rollen til resten av interessenter i prosessen.
Reiser ansatte første rekvisisjonene for reisen enten via en e-post eller med en papir-programmet. Overordnede/sjef godkjenner forespørselen og ansatt går til tredjeparts reise skrivebordet og valuta skrivebordet for reise booking og trekke noen valuta henholdsvis. Når tilbake fra turen, skriver ansatt deretter opp en reiseregningsrapport ved hjelp regnearkprogram, legger relevant kvitteringer og sender den til lederen. Manager kontrollerer rapporten og videresender det til regnskapsføreren som deretter oppfyller kravet om refusjon.
Som vi kan se, er det flere forskjellige verktøy som brukes til å fullføre prosessen og i noen tilfeller, selv med utenforstående parter. Hva er problemene med denne tilnærmingen?
For det første reiseregning etableringen ikke er en lett oppgave. Som antall utgifter øker, så gjør arbeidet til den ansatt, drepe produktivitet som dette arbeidet, som er nepotisme i beste fall, forstyrrer ansvarsområder.
Deretter kan bruker tredjeparter føre til en økning i kostnader.
Deretter kommer mottak ledelse, hvor ansatte må nøye samle og holde hvert mottak for å sende dem med reiseregningen senere. Noen mangler mottak vil føre til manglende betaling.
Og så, er det en av de største problemene med denne prosessen - mangel på synlighet. Det flere systemer på jobben er oversikt over prosessen svært vanskelig å oppnå. For å forberede rapporter, har data fra flere kilder inn, som er en mastodont oppgave i seg selv.
Til slutt opprettes en lang prosessen uten mye hjelp fra teknologi stor arbeidsmengde for alle.
Så hva er alternativet?
Alternativet er å bruke online bekostning sporing som er et nettbasert program som hjelper til med håndtering av alle aktivitetene fra ett enkelt grensesnitt. Det automatiserer oppgaver og sparer tid for interessenter. Det gir også ansatte praktisk og mindre tid tar muligheter for å forberede før turen innkjøpsrekvisisjoner og reiseregningsrapporter mottak ledelse.
Siden det er en sentral systemet, rapportering blir lettere for. Programvaren leveres med egen rapportering modul med innrømmer brukernes å utarbeide rapporter i gang med noen få klikk. Siden det er en online søknad, kan den nås fra hvor som helst, som er en velsignelse for reiser ansatte. De trenger ikke å vente til de kommer tilbake å forberede alle utgifter samtidig. De kan skape utgifter som de gjøre dem og legge ved et bilde av kvittering som bevis.
Ekstra travel booking modulen kan legges til denne programvaren for å eliminere behovet for å søke tredjeparters hjelp. Brukere kan reservere sine billetter selv bruker en kjent booking motor bare. Alle fungerer som ett-stop-shop for alle utgifter ledelse aktiviteter.