En kontaktgruppe eller distribusjonsliste i Outlook gir deg en rask måte å ta en e-post til en gruppe mennesker. Det tradisjonelle navnet for dette er distribusjonsliste, men Microsoft endret det til kontaktgruppen for 2010 versjon av Outlook.
Hvis du regelmessig email samme gruppe mennesker (avdeling på arbeid, forening du tilhører, familiemedlemmer etc.) har du sikkert opplevd sinnet numbing prosessen med å legge en lang liste over mottakere i til-, kopi eller Blindkopi linjer hver gang du vil sende en gruppe e-post. Bilde enkel knytte én mottaker som inneholder navnene på alle du vil inkludere i postleggingsdatoen. Velkommen til kontaktgrupper.
Outlook 2010 eller 2013
1. Opprette kontaktgruppen og gi den et navn
a) klikker du kontakter-knappen i nedre venstre del av skjermen for å gå til kontakt modulen
b) klikk Ny kontaktgruppe på båndet hjem i den nye gruppen
c) Skriv inn et navn for gruppen
2. Legg til medlemmer
a) klikk på knappen Legg til medlemmer i gruppen medlemmer i kontaktgruppen båndet
b) medlemmer kan være i kontaktene dine, eller en ny kontakt. Å klikke på fra Outlook kontakter eller fra adresseboken vil ta deg til adresseboken der du kan finne medlemmer og legge dem akkurat som du ville gjort hvis du var adressering en e-post. Hvis du klikker på ny e-kontakt vises en dialogboks som lar deg legge til navn og e-post. Det er også et alternativ som legger til ny person til kontaktene.
c) i medlemmer-gruppen vil du også se en knapp du kan bruke til å fjerne medlemmer. Slett-knappen vil også gjøre dette.
3. Lagre og Lukk
a) på kontaktgruppen båndet i Handlinger-gruppen finner du lagre og Lukk. Du kan også bruke Alt + S tastetrykk.
Outlook 2007
Prosessen er svært likt hvis du arbeider i Outlook 2007 selv om du er nå ute for distribusjonslisten i stedet for kontaktgruppen.
1. Opprette kontaktgruppen og gi den et navn
a) klikker du på rullegardinpilen til høyre for ny-knappen i verktøylinjen
b) Velg distribusjonslisten menyen
c) Skriv inn et navn for gruppen
2. Legg til medlemmer
a) klikk på knappen Velg medlemmer i medlemmer-gruppen på båndet distribusjonsliste
b) se i adresseboken å finne folk du vil legge til i listen. Dobbeltklikk hver person å legge dem til bunnen av boksen ved siden av etiketten medlemmer. Klikk på OK.
c) Hvis du vil legge til noen som ikke er i adresseboken, klikker du på Legg til nytt. Dette vil tillate deg å legge til navn og e-post og også velge å legge dem til kontaktene.
3. Lagre og Lukk
a) på båndet distribusjonsliste i Handlinger-gruppen finner du lagre og Lukk. Du kan også bruke Alt + S tastetrykk.
Hvis du ser i kontakter finner du en kontakt med navnet på kontaktgruppen eller distribusjonsliste. Dobbeltklikk på den hvis du vil åpne den for å legge til eller fjerne medlemmer. Du vil vite det er en kontaktgruppe i stedet for en vanlig kontakt fordi det blir uthevet og vil ikke ha noen annen informasjon knyttet til den.
Når du er klar til å sende gruppen, adresse e slik du ville alle annet email som gruppenavnet lagres med alle andre kontakter.
Spare bryet manuelt legge til mottakere i en gruppe e-post, eller prøver å finne en eksisterende e-post som du kan "svar alle" å selv om meldingen har ikke noe å gjøre med gamle e-emnet. Husk å jobbe smart ikke vanskelig.