"Én sann versjon" er en frase hørt mer i det, og dens betydning er anerkjent stadig i andre avdelinger i bedriften.
Betyr organisere og opprettholde en kilde for en bestemt opplysning, slik at ansatte A ikke finne det fra ett sted og ansatte B fra en annen - fordi sjansene ikke gifte.
Det er liten mulighet til å oppnå 'én versjon av sannheten"med papirdokumenter og data og informasjon spredt over avdelinger og plasseringer, men selv med elektroniske dokumenter utfordringer finnes.
Tenk på hvor mange systemer i en organisasjon, spredning av data siloer og alle de dokumentene - mange som inneholder lignende data, men ikke nødvendigvis den samme versjonen av informasjonen.
Legge til mange arbeidere - ta kopier av disse dokumentene, lage sine egne versjoner, oppdatere og redigere dataene manuelt taste data til andre formater (fra Word rapport til regneark, for eksempel) - og det er mange forskjellige dokumenter sier i utgangspunktet (men ikke akkurat) samme. Hvordan kan du vite hvilken versjon har "sannheten"?
Og det er uten risiko for dataintegritet fremkommer fra mis taste feil når transponering fra dokumentet til dokumentet, system til system.
En dokumentet ledelse eller innhold ledelse plattform skaper dette en kilde for informasjon, lagre sentralt ett og bare ett eksemplar av hver dokumentet og gir umiddelbar tilgang til et bestemt dokument 24/7 fra hvor som helst i bransjen - uavhengig av avdeling, region eller land.
Universell tilgang, regulert av konfigurerte autorisasjon regler, er viktig å opprettholde den "enkelt versjonen av sannheten". Det er ingen vits i å ha en sentral Depot for data med mindre de som trenger data har tilgang til den - Send en kopi av et regneark og det er utdatert, en kollega kanskje oppdatere opprinnelige selv som "send"-knappen er truffet.
Støttedokumenter er samlet på samme sted, og implementere arbeidsflyt vil eliminere risikoen for mis taste og transponering feil. Informasjon er angitt bare én gang og leveres til de ulike systemene. Revisjonsspor gir en fullstendig historie om hva som har skjedd i et dokument, opptak endringer gjort, og behandling gjennomgått, av hvem og når.
Pluss løsninger utformet for å integreres med klienten bransje systemer, ERP, HR eller CRM programmer, at dokumenter fra enten miljø, og som betyr at et gruppemedlem i leverandørgjeld, for eksempel ser på samme informasjon som en kollega i lageret.
Nylig annonsert Ministry of Defence (MoD) lanseringen av en ny IKT strategi, med fokus på å skape et enkelt beskjed miljø dedikert til digital og behovene til sluttbrukeren.
Sin rapport går på å si: forsvar er en massiv og kompleks og mangfoldig virksomhet innen og over som vi trenger å utveksle informasjon og dele kunnskapen i dynamisk og noen ganger uforutsigbare måter; Dette krever at vi skape og opprettholde et enkelt informasjon miljø.
Alle organisasjoner trenger ikke å "utveksle informasjon og dele kunnskapen dynamisk og noen ganger uforutsigbart"?
Følgende kan eller kan være ikke et sitat fra Gautama Buddha (avhengig av hvem du leser),
Det er bare to feil kan man gjøre veien til sannheten; ikke gå hele veien, og starter ikke.
Men det synes relevant, hvem sa det.