Dataene på et Excel-regneark kan være overveldende når du leter etter informasjon skjult i den. Hjelpe deg selv og de som deler dataene ved å opprette et sammendragsark som inneholder all informasjon som du vil finne raskt.
For mange Excel brukere innebærer et sammendragsark gjenskape hjulet. Etiketter skrives og deretter tall kopieres fra dataarkene på sammendraget. Dette innebærer mer arbeid enn du kanskje ønsker å investere utgjør også et problem hvis noen av dataene endres. Med mindre du huske å oppdatere din sammendragsark svarer ikke lenger din tall.
"Oppdatering ikke ta veldig lang," kanskje du tror. Men livet på jobben er vanligvis svært opptatt, og hvis du er som meg er det enkelt å sette ting. Jeg mener å komme tilbake senere og fange opp små ting som å oppdatere et sammendragsark, men ofte jeg blir fanget opp i andre oppgaver og bare glemme.
Ville det være bedre hvis Sammendrag regnearket automatisk oppdatert selv slik det alltid matchet dataene på de andre arkene? Du bet det ville.
Speiling dataene fra en celle til en annen er en veldig enkel type beregning kalles kobling.
1. Åpne en tom Excel-arbeidsbok
2. Skriv inn navnet ditt i celle A1 i ark 1 og godta den (Enter, Tab, hake)
3. Velg celle D2
Det du i A1 i denne cellen.
4. Mens i D2, type = å starte en formel og klikker på A1 eller hvilken som helst celle har dataene du vil skal vises i D2
5. Godta (Enter, Tab, hake)
Voila! Ditt skal nå vises i D2. Prøv å endre navnet i A1. Så snart du aksepterer dataene bør også innholdet i D2 endre.
Du kan bruke denne teknikken til å koble data som er på et annet ark i arbeidsboken.
6. Gå til ark 2
7. Klikk på B2 og type =
8. Klikk kategorien ark 1 og deretter på A1
Det neste trinnet er der folk pleier å gå galt. Du kan ha en trang til å gå tilbake til ark 2 før du godtar din link, men motstå.
9. Godta (Enter, Tab, hake)
Du vil automatisk bli tatt tilbake til ark 2 og forhåpentligvis navnet i B2. Gå tilbake til den opprinnelige cellen (ark 1 A1) og endre navnet igjen. Så snart du godta det nye navnet du burde se det i de andre to cellene også.
Du kan opprette koblinger mellom celler i samme regneark, mellom celler i forskjellige regneark i samme arbeidsbok eller mellom cellene i forskjellige arbeidsbøker. Opprette koblinger mellom forskjellige arbeidsbøker er ikke vanskeligere å lage, men det er viktig å være oppmerksom på at koblingene er ganske skjøre og lett ødelagt.
11. Åpne en ny Excel-arbeidsbok - du bør ha to arbeidsbøker åpne
12. I enten arbeidsboken, gå til Vis båndet vinduet gruppe og klikk ordne alle
13. Velg side ved side og OK boksen
Du kan bruke noen av alternativene får du, men jeg liker flislagt best. Nå kan du se begge arbeidsbøker, men bare én kan være aktiv om gangen. Den aktive arbeidsboken har rullefelt, en aktiv celle og tittelen ikke vil være nedtonet.
Et navn skal i A1 i bok 1, la oss linken celle C3 i bok 2 slik at den viser også navnet.
14. Klikk i C3 i den nye arbeidsboken slik at det er den aktive cellen - det bør ha en mørk kantlinje rundt det.
15. Type '='
16. Klikk i bok 1 å aktivere den
17. Klikk på A1
De marsjerende maurene skal vises.
18. Godta (Enter, Tab, hake)
Navnet fra bok 1 A1 bør også være i bok 2 C3.
Tenk hvor flott det ville være for data i koblede celler endre uten at du trenger å oppdatere dem manuelt. Med en liten tanke kommer du med alle slags bruk for denne ferdigheten. Legge til koblinger til regnearkene er bare et eksempel på hvordan du arbeider smart arbeider hardt.