Kunnskapsarbeidere vet at skytjenester gjør arbeid livet lettere, kjøring smidighet og øke produktiviteten. For eksempel når kolleger må dele en fil som er for stor til å legge ved en e-postmelding, de bare kaste den inn i en sky-basert arkiv deler service og komme tilbake til arbeid. Det er flott at folk finne egne måter å lag, men kan det være "for mye av det gode?"
Mye av det gode?
Nylig analyserte vi cloud services bruken av mer enn 3 millioner brukere over flere hundre selskaper på et bredt spekter av bransjer. Vi lærte at gjennomsnittlig bedriften bruker 19 forskjellige arkiv deler & samarbeid tjenester. Det er rett, 19.
Sikkert det er fordel i grupper og enkeltpersoner bruke tjenester som best dekker deres behov, men med enkelte tjenester, som arkiv deler og samarbeid, en ubehandlet policy kan faktisk hindrer samarbeid og produktivitet.
Hvordan? Samarbeidende verdien av disse tjenestene øker når flere ansatte bruker de samme tjenestene. Så er det en produktiv verdi i standardisering.
Tenk på dette vanlig scenario
Vurdere et tverrfunksjonelt team oppgave som arbeider på prosjektet Launchpad. På kick-off møtet aksepterer de å bruke et fildeling for prosjektet. Markedsføringsteamet anbefaler DropBox, den engineering teamet anbefaler Hightail, kundeservice anbefaler boksen, finansteam anbefaler Egnyte og så videre. Nå legge til flere prosjekter og holde rede på hvilke prosjekter er der filen deler service, og du kan se hva et problem blir for enkelt og organisasjonen som helhet.
Ingen bruker 19 forskjellige CRM tjenester eller 19 ERP tjenester eller 19 email tjenestene eller 19 programmer for prosjektledelse. Tilsvarende være det trolig ikke fornuftig å bruke 19 annet arkiv deler tjenestene.
Utover produktivitet til økonomi og risikostyring
Bortsett fra på productivity fordeler er det også økonomisk verdi i å skaffe firmalisenser over tusenvis av individuelle lisenser, samt fordeler i å håndtere data i et mindre antall tredjeparts Sky-leverandører. Dette siste punktet er mest viktig for organisasjoner som må opprettholde god oversikt over hvor dataene er- og i dag som enhver bedrift, stor eller liten.
CIOs bør oppmuntre ansatte til å identifisere og teste nye tjenester som kan øke produktiviteten.
Den nye rollen "Chief aktivering Officer"
Å være den viktigste tilretteleggerne betyr forstå ikke bare hvilke Sky sikkerhetsprogramvare tjenester ansatte har kjøpt eller registrert, men hvilke de faktisk bruker og får ut av. Så er det CIOs ansvar å evaluere disse tjenestene for risiko og fordeler, og standardisere på og fremme de som best dekker organisasjonens behov.
På denne måten kan CIO maksimere verdien av tjenester og hjelp stasjonen en organiserte og produktive bevegelse til skyen.
Gjennomsnittlig bedriften bruker 19 forskjellige arkiv deler & samarbeid tjenester.