Alle som har vært involvert i eDiscovery prosessen for en sak forstår at det kan være komplisert, tidkrevende og krever involvering av flere personer fra tverrfunksjonelt team. Mangel på samarbeid mellom ulike lag kan føre til alvorlige konsekvenser, for eksempel ekstra tid og kostnader, duplisering av innsats, og potensielt ikke kommunisere kritiske observasjoner.
Bare et par år siden, de fleste dokumenter eksistert i form av papir og oppdagelsesprosessen vil innebære går gjennom at papir, sammen med supplement forespørselen, se tilgjengelige elektroniske data. Som verden har utviklet seg, flere og flere dokumenter lagres elektronisk og oppdagelsen nå vanligvis starter ved å se på elektronisk lagret informasjon.
Samarbeid spiller en viktig rolle i eDiscovery prosessen. Når kilden til informasjon har blitt identifisert, innebærer de neste trinnene å samle resultatene og gjøre dem presentabel, lett å forstå og bestemte aktiviteten. Dette krever konstant vurdering, bearbeiding og analyse er også den dyreste fasen av eDiscovery arbeidsflyten. Avhengig av informasjon, kan kostnaden av vurderingsprosessen være opptil 80% av den totale eDiscovery.
Det finnes nye teknologier som kan hjelpe begrense disse kostnader og effektivisere gjennomgang scenen:
Omfattende fulltekstsøk
I et fulltekstsøk undersøker søkemotoren alle ordene i hver lagret dokumentet som den prøver å matche søkekriterier eller ord fra en bruker. Guidet navigasjons fulltekstsøk lar brukerne aktivt bla/filter søk samlingen av metadata og kategorier som er Hentet fra indeksen. Søkeord treff kan deretter sendes til en dokumentet seer klient, slik at de raskt identifisere sammenheng med kampen, ytterligere øke effektiviteten av fil inkludering og ekskludering.
Dokumentet viser med eksterne tilgjengeligheten
En enhetlig dokumentet seer kan forenkle eDiscovery korrekturprosessen, tillater brukernes å utsikt dokumenter direkte i nettleseren uten å måtte installere noen ekstra programvare eller ActiveX-kontroller på klientdatamaskinen. En typisk rettssak kan omfatte flere ulike typer dokumenter gjennomgås under eksamen forarbeide, hvilke ville kreve bruk av flere seere for forskjellige filformater. En kostnadseffektiv strategi for selskaper med Factory innhold ledelse (EFM) system er å velge et multitasking-visningsprogram som kan brukes som et daglig dokumentet tilgang verktøy for ansatte. Den samme betrakteren kan deretter brukes som en innfødt seer under eDiscovery innsats. En tynn klient seer eller null fotavtrykk HTML5 dokumentet seer tillater ekstern, mobil tilgang av alle som deltar i prosjektet, for eksempel eksterne juridiske aids.
Merknader, videresalg og skjuling
Merknader er avgjørende for eDiscovery prosessen. En typisk seer bør aktivere merknader som utheving, fargekoding og tekstnotater og vises med dokumenter lagret ikke bare i TIFF, JPEG eller PDF-format, men i native formater samt som MS Office eller e-filer. En original versjon av dokumentet er bevart, mens kommenterte versjoner kan oppdateres og delte gjennom eDiscovery prosessen. En redaction modulen lar skjuling å bli «brent i"til dokumenter, effektivt fjerner underliggende fortrolig tekst og produsere en ellers indekseres og er søkbare PDF-dokument. Et intuitivt visuelle grensesnitt lar en bruker velger tekst eller angi et område av dokumentet skal være permanent redacted fra dokumentet. En sterk annotation system kan brukes på en automatisert måte for å skjule områder av innhold basert på plassering, søkeresultater eller andre regler.
Administrasjon av digitale rettigheter
Administrasjon av digitale rettigheter (DRM) kan dokumenttillatelser tilordnes på brukernivå. Integrere denne prosedyren i visning motoren forenkler prosessen med å la og ikke tillate utskrift, lagring, merknader og redaksjonen basert på hver brukers behov, uten å endre den opprinnelige juridiske versjonen av dokumentet. Ved å legge til en Digital Rights Management-kontroll i dokumentet du kan gjengi dokumentet som skrivebeskyttet og kontrollere utskrift, navigasjon, pan kontroll og lagring i en arbeidsgruppe, på tvers av avdelinger, eller med partnere og leverandører utenfor brannmuren.
Konklusjon
Vurderingsprosessen avhenger av gjennomgangsarbeidsflyt og satt opp av advokat-protokollen. Men kan bruk av disse nye teknologiene hjelpe moderne elektronisk søksmål prosessen, spare penger og aktiverer online analytics, behandling, og bedre samarbeid på dataene.