Opprette en tabell av innholdet (innholdsfortegnelse) i et ord er dokumentet raskt og enkelt hvis du bruker overskriftsstiler. Noe som har en overskriftsstil tilknyttet har muligheten til å inngå i Innholdsfortegnelsen.
Merk: Du kan lure på om uttrykket 'har en mulighet til å vises'. Visste du at du har muligheten til å gjøre partiet eksklusive og bare invitere overskriftsnivåene som du vil? Dokumentet kan innebære seks nivåer av overskrifter, men du kan velge å inkludere bare de tre.
Bruke overskriftsstiler til å lage en innholdsfortegnelse fungerer veldig bra hvis dokumentet benytter et oppsett der overskriftene er i sitt eget avsnitt etterfulgt av tekstavsnitt. Det er tider imidlertid at den første setningen i et avsnitt skal overskriften emne (vises i Innholdsfortegnelsen) og deretter resten av teksten makeup resten av samme avsnitt. Dette er ganske vanlig i juridiske dokumenter.
Problemet du er at både overskriftsstiler og stilen Normal avsnittsformater. Avsnittet kan være Overskrift 1 eller Normal, men ikke halv og halv - eller kan det?
Hvis du finner deg selv som en innholdsfortegnelse og en uvanlig dokumentoppsett, er det ikke nødvendig å bekymre deg at du kommer til å opprette Innholdsfortegnelsen manuelt. Word har en verktøyet alarmert stilseparatoren som kan være akkurat hva du leter.
1. Slå Vis/Skjul merker på. Hvis du har deltatt på en av mine ord kurs eller lese noen av artiklene mine på ord ferdigheter, har du sikkert hørt meg uttrykke mitt syn om viktigheten av å bruke ikke-utskrivbare merkene. Slå dem på snarvei Ctrl + Skift + 8 eller ved å klikke kommandoen Vis/skjul i Avsnitt-gruppen på båndet Hjem.
2. Overskriftsstilene er avsnittsformater. I et nøtteskall, avsnittsformater er formater som påvirker hele avsnittet ikke bare deler av den. Et eksempel på en avsnittsformatering er samkjøre. Hele avsnittet vil ha samme justeringen. Du kan ikke ha halv avsnitt sentrum justert og halvparten høyrejustert.
Merk: Et avsnitt i Word vises av Pilcrow eller avsnittsmerket som du ser med Vis/Skjul merker hver gang du trykker Enter. Du tror kanskje en overskrift er ikke et avsnitt, men Word vurderer hver avsnittsmerket være slutten av et avsnitt.
EKSEMPEL: La oss si at to punkter jeg har skrevet for denne artikkelen er avsnittene i dokumentet. Opprett en innholdsfortegnelse, men jeg vil bare den første setningen fra hvert avsnitt vises. Hvis jeg klikker i et avsnitt og knytte Overskrift 1-stilen, hele avsnittet tar på utseendet på Overskrift 1 og alle vises hvis jeg opprette en innholdsfortegnelse. Hvis jeg merker bare første setning i avsnittet og knytte Overskrift 1, vil det se ut som jeg har slått bare de første setningene i en overskriftsstil, men hvis jeg slår på min navigasjonsruten vil det si at dokumentet ikke inneholder overskrifter.
La oss se på hvordan vi kan gjøre den første setningen en overskrift 1 og resten av avsnittet Normal.
3. Skille delene i avsnittet som trenger forskjellige avsnittsformater. Plasser markøren på slutten av teksten du vil gjøre en overskrift. Trykk Enter for å dele avsnittet inn to avsnitt.
4. Fest Overskrift 1. Mens markøren i avsnittet du vil være overskriften, knytte riktige overskriftsstilen ved å klikke den i dialogboksen stiler eller på Hurtigstiler-listen på båndet Hjem, eller ved å bruke Ctrl + Alt + 1 tastetrykk.
5. Bli delene av avsnittet sammen igjen. Plasser markøren til venstre for avsnittsmerket i overskriften avsnittet og trykk Ctrl + Alt + Enter. Hvis du ser på avsnittsmerket nå det skal nå ha en prikket boks rundt det og følgende avsnitt bør flyttet slik at de to avsnittene er bundet sammen igjen. Avsnittsmerket med prikker rundt det betyr en Stilseparator. Du kan ha to forskjellige avsnittsformater i ett avsnitt ved å skille stilene for avsnittet.
6. Endre overskriftsstilen å passe med resten av avsnittet. Kontroller at markøren er Overskrift 1-tekst i dokumentet og deretter høyreklikk stilen Overskrift 1 i hurtigstilene eller i dialogboksen stiler. Velg endre fra hurtigmenyen. Gjør de nødvendige endringene til overskriftsstilen og OK for å lukke den.
Nyt makten av stilseparatoren. Det vil skille deg fra dem som sliter å opprette en innholdsfortegnelse når et dokumentoppsett er utenom vanlige. Med denne i verktøykassen kan du nå velge akkurat hva du har inkludert i innholdsfortegnelsen og opprette det raskt og enkelt.