Koble gjennom online videokonferanse har gjort det mulig å nettverk med mennesker over hele verden til enhver tid. Men bare fordi det er mulig betyr alltid ikke at det er effektivt. Online videokonferanse kan være like ineffektivt og uproduktivt som regelmessige møter. Det er viktig å sørge for at du ta nødvendige forholdsregler og trinnene for å gjøre hver videokonferanse så effektiv som mulig. Her er noen av de største tingene du trenger å gjøre.
Teste alle mikrofoner og kameraer på forhånd
Tekniske problemer kan senke alle møter. Ta deg tid til å teste alle mikrofoner og kameraer før møtet. Omtrent to timer før møtet, send en melding til alle som planlegger å delta. Be dem om å sikre at alle deres maskinvare er oppdatert og fungerer. Måten du ikke risikerer verdifull tid gli bort som noen medlemmer sliter med å få deres mikrofoner fungerer og sette deres hodetelefoner på.
Har alle ankommer fem minutter for tidlig
Enten det er en sky-basert konferanse eller en personlig konferanse, livet skjer, og det kan gjøre folk sent. Som en generell regel, spør at alle som kommer for konferansen være minst fem minutter tidlig. Denne måten hvis noe skjer eller medlemmet er stoppet, tillater fem minutters vinduet dem sjansen til å komme inn. Ellers, du vet at noen skal være en god bit sent, og å legge til nye mennesker på videokonferanse kan være forstyrrende.
Hvis du finner at det er vanskelig å overbevise folk å ankomme fem minutter for tidlig, bygge en ekstra fem minutter i tid. Folk fremdeles viser sent, men kan du forsinke starte møtet for en full fem minutter eller så. Det er best ikke å fortelle deltakerne at du ikke starte møtet i fem minutter, fordi da de vil stole på å ha den ekstra tiden.
Gi møtenotater på forhånd
Den beste måten å gjøre en videokonferanse mer effektiv og effektivt er å sørge for at alle har møtenotater på forhånd. Møtenotatene bør detalj hva du skal dekke i møte potensielle problemer å diskutere og forespørsler om informasjon. Jo før kan du få disse notatene ut, jo bedre. Denne måten møte medlemmer kan forberede på forhånd for møtet, og de kunne gi enda mer verdifullt innhold. Det kan også hjelpe konferansen medlemmer holde tritt med hva du diskuterer og holde deg på sporet hvis de måtte forlate en eller annen grunn.
Hvis du kjører møtet som en del av en virksomhet eller en representant for bedriftseieren, sørg for å kjøre alle møtenotater av eieren eller superior før du sender dem. Unngå inkludert konfidensiell eller sensitiv informasjon. Husk også at i de fleste stater, møtenotater kan telle som offisielle dokumenter til lovlige formål. Dette betyr at du bør lagre dem som bevis på at bedriften har er i samsvar med de nødvendige state business formalitetene.