Har du en liste av ingrediensene som utgjør din ide om det perfekte dokument-lagringssystemet?
Og før vi går videre, jeg mener gå bort fra bestemte typer systemet og spør hvordan - i en ideell verden - du vil organisere, lagre og få tilgang til dokumentene som drive din bedrift?
Folk vi snakker for å sette konsekvent som ønsker å fjerne papiret fra en dokument-drevet prosess som en topp prioritet når vi leter etter en løsning for lagring av dokumenter. Automatisere behandlingen vil selvfølgelig gjøre dette - men automatisere er ikke bare om fysisk fjerning av papiret.
Automatisere også betyr effektivisering behandling- og dermed tikkende mange av de andre boksene på en perfekt lagringen løsning ønskeliste.
For det første virksomheter si, lagringsprosessen må være enkel, rask og enkel å bruke - de ønsker å bli kvitt de overfylte 'innlevering' skuffer, resultatene av personalet planlegging den eldgamle hatet jobben for "i morgen".
Det er viktig, også, at fremgangsmåten for å finne og hente noen bestemt dokument er ikke bare enkel, men også rask - instant fortrinnsvis.
Det må være mulig å få tilgang til alle dokumenter i et system med samme letthet - og dette betyr inkludert de arkiverte (og uten å måtte klatre over pensjonert av stoler og antikke Varmluftsvifter trakk seg tilbake til kjelleren bod eller måtte reise off-site til anlegget bestillingsverket arkiv).
Organisasjoner er veldig fokusert på å kunne tildele dyrebare kvadratmeter til deres mest verdifulle ressurs - deres ansatte (og ikke uhåndterlige arkivskap) - og er også svært opptatt av å redusere kostnadene for lagring.
Noen lagringsløsning må selvfølgelig være lovlig kompatibel - og alle kommentarer på hvordan de aldri vil ha bryet med å miste et dokument igjen.
Hva folk ønsker ikke er til å holde et dokument fysisk i sikte på i skuffen som en påminnelse om at behandling er nødvendig på en fremtidig dato. Deres ideelle er for at dokumentet skal være trygt lagret bort og varslet når det er nødvendig. På samme måte ønsker de ikke å måtte hånd-skrive instruksjoner og slepe en heftig fil langs til neste person i kjeden for behandling.
Og selvfølgelig sikkerhet er av avgjørende betydning - ikke bare i å sikre at dokumentene dine er trygge fra fysiske farer som brann og flom, men også å gjøre sikker på at tilgang er begrenset bare til autoriserte brukere.
Automatisering betyr holder dokumenter på en sentral, men gjør dem tilgjengelig fra hvor som helst i bransjen - til personen som sitter ved neste skrivebordet, i det neste rommet eller opererer fra et kontor et kontinent unna- og tilgjengelig 24/7.
Dokumenter kan også hentes fra hvor som helst i bransjen. De allerede i elektronisk format er registrert automatisk, og papirdokumenter kan skannes og OCR (optical character recognition)-teknologi brukes til å trekke ut viktige data for videre behandling.
Flere autorisasjon nivåer kan defineres, og et system av varsler som er definert til å varsle når det er nødvendig. Et dokument kan for eksempel også hentes på forskjellige måter - via kunde nummer/faktura nummer/avdeling.
Et system er ikke bare mer effektiv, men adopsjon også reduserer kostnader - lagring, meldingsbakgrunner og behandling. I tillegg frigjør bruker arbeidsflyt til å automatisere noen av manuell behandling medarbeiderne kan fokusere på mer strategiske arbeid.
Og enkel, rask og enkel å bruke? Våre kunder tror det.
Oh - men en document management løsning ikke vil gjøre te.