Business organisasjoner og fagfolk trenger å beskjeftige seg med en masse dokumenter med jevne mellomrom. De fleste av disse dokumentene er svært viktig for virksomheten som de inneholder ofte informasjon om ulike avdelinger, kommersielle avtaler, forretningsstrategier og ansatte osv. Herav, vi nød å sørge for at disse filer og dokumenter er feilfri slik at organisasjonen kan jevnt utføre sine funksjoner og aktiviteter. Til tider, trenger vi å kopiere disse dokumentene, eller Opprett nye ved å oppdatere de eksisterende dokumentene med ny informasjon. I slike tilfeller trenger vi hjelp av programmer som kan brukes til å sammenligne filer og dokumenter.
Gratis programmer
Det er mange nettsteder på Internett som vil tilby deg med gratis programvare og applikasjoner for sammenligning av dokumenter. Du kan enkelt finne slike nettsteder ved å søke på Google og andre søkemotorer. Du vil enten må du laste ned en kjørbar fil for å installere programmet, eller du kan også bruke det direkte fra nettleseren. Laste ned og installere programmene ta ikke lang tid, og programmene vil også ikke oppta mye plass på datamaskinen. Programmene er brukervennlig, og med noen få klikk vil du kunne laste opp dokumenter som du trenger å sammenligne.
Når du har lastet opp filene, kan du klikke på Sammenlign og programmet vil tilby deg med detaljert rapport over forskjellene (hvis noen) mellom de to filene. Hvis det finnes noen forskjeller, de vil bli markert i dokumenter, og du vil kunne endre dem om nødvendig. Prosedyren følges for å sammenligne filer selv når du bruker programmet direkte fra nettleseren. Bortsett fra disse gratis nettsteder er det noen andre nettsteder som tilbyr betalte programmer å sammenligne filer og dokumenter. Disse programmene er rimelig og de tilbyr en rekke funksjoner.
Bruk
Disse programmene kan brukes av enkeltpersoner, organisasjoner og forretningsfolk for å sørge for at det er ingen data uoverensstemmelser i sine filer og dokumenter. Disse programmene kan bidra til å sikre at bedriften ikke har til å møte eventuelle tap på grunn av feil data. Programmene kan brukes til å sammenligne filer opprettet med MS Word, MS PowerPoint, MS Excel, PDF, Open Office, RTF, WinZip, WinRar osv. De kan også brukes til å sammenligne ulike media-filer (MP4, FLV, WMV osv), image fil-størrelse og web-sider. Dermed kan slike programmer være svært nyttig for enkeltpersoner og bedrifter.