Ordet er et fantastisk program. For det meste er det lett å arbeide med, og du kan raskt gjøre endringer i et dokument. Enkelt redigering i Word er både en velsignelse og en forbannelse. Det er enkelt å endre et dokument, men hvis du sender det til noen de kan gjøre endringer like enkelt. Du kan også kjøre inn i problemer hvis du sender dokumentet til noen som ikke bruker MS Word. WordPerfect er fortsatt brukt og elsket av mange. Et Word-dokument kan ikke se det samme hvis det er åpnet i et annet tekstbehandlingsprogram. Hvis enten av disse situasjonene er et problem for deg, kan det være tid til å bli kjent med Adobe Acrobat PDF-dokumenter.
PDF står for Portable Document File. Hvis du ønsker å gjøre noe avansert med en PDF-fil trenger du Adobe Acrobat-program. Acrobat er ikke et tekstbehandlingsprogram; Det er mer som en oversetter. I utgangspunktet det betyr at det ingen spiller rolle hva programmet som filen ble laget i, eller hva programmet brukes til å vise den, et PDF-dokument vil se ut akkurat slik du mente den skulle.
Den andre fordelen med å sende dokumenter til andre som PDF-filer er de enkelt ikke kan endres. Dette gir deg et visst nivå av sikkerhet hvis du ikke vil at mottakeren skal kunne foreta endringer. Adobe tilbyr et gratis visningsprogram som alle kan laste ned, så åpne en PDF-fil er ikke et problem.
Det er flere måter å PDF et Word-dokument:
Kanskje er den mest likefram videresende metoden å bruke i dialogboksen Lagre som (fil - lagre som). Nær bunnen av denne boksen vil du se lagre Type As. vanligvis vil dette si Word-dokumentet, men hvis du ønsker en PDF-fil som du trenger å endre den. Klikk på pilen og velg PDF fra listen. Velg filnavn og plassering, og trykk deretter lagre-knappen.
Hvis du arbeider i en av de nyere versjonene av Word vil du se et alternativ for å lagre som Adobe PDF når du klikker kategorien fil. Dette tar deg til en dialogboks som er svært lik den lagre som-boksen, men du trenger ikke å endre den lagre som Type.
Hvis du er i en av versjonene med bånd finnes det også alternativer for å opprette PDF-filer hvis du går til fil og deretter lagre og sende.
Hvis du kjører den fullstendige versjonen av Adobe Acrobat bør du ha en Acrobat-fane til høyre for din normal ordet tabs. Dette gir deg en knapp for å opprette en PDF-fil i tillegg til andre mer avanserte alternativer.
Når du lagrer arbeidet som en PDF-fil, åpnes automatisk det nye dokumentet slik at du kan se hvordan den ser ut nå som det har forandret arkiv extensions. Hvis du ikke liker å ha PDF-filen automatisk åpen kan du stoppe det skjer. Lagre som eller lagre som Adobe PDF dialogboksene hver har en avmerkingsboks som kan du fjerne haken. Se etter åpne fil etter publisering eller Vis resultatet og ta av haken.
Lagre en PDF-fil endrer ikke på noen måte Word-dokumentet. Word blir du bedt om å lagre Word-versjonen før det oppretter PDF-filen. Hvis en eller annen grunn du trenger å gjøre en endring i PDF-filen, kan du gå tilbake til Word-versjon, gjør de nødvendige endringene, og gjenta deretter prosessen for å konvertere den til en PDF-fil. Hvis du ikke vil begge versjonene av PDF-filen deretter velger samme filnavnet og plasseringen og lagre over gamle PDF-filen.
Hvis du har vært å se mange de-cluttering programmer, og du føler deg bør bare holde én versjon av dokumentet, kontroller at det er Word-filen. Acrobat er ikke et tekstbehandlingsprogram. Hvis du trenger å finjustere arbeidet du bør gå tilbake til Word eller det programmet dokumentet ble skrevet i å gjøre endringer.