Quick spørsmål for deg... Du bruker Microsoft Outlook til sitt fulle potensial i din virksomhet? Svaret er sannsynligvis ikke! Vel her er et par enkle ting du kan gjennomføre med én gang for å få mer organisert ved hjelp av et program som er opp på skrivebordet ditt allerede. Det er med mindre du er en komplett opprører og gikk med en Mac.
Topp 3 funksjoner i Microsoft Outlook som jeg bruker!
1. Mapper
Jeg elsker mapper i Outlook for organisering av emner. Jeg har en for mine trenere, en for klienter, personlige ting, reiser, etc. Her er hvorfor jeg liker dette, i gamle dager du trengte en mappe for alt, og som fikk ganske tungvint. Nivået av organisering innenfor en Windows-mappen bare flat-out steiner! For eksempel i min klient mappen jeg kan klikke på mappen og organiseringsvisning jeg leter etter klienten navn (fra), etter emne, dato mottatt, etc. Min trikset er at jeg skjuler alle sub kategorier slik at jeg kan rulle gjennom dem raskt å finne personen jeg ser etter. Det er som å ha mapper inne i mapper uten alt rotet.
2. Oppgaver
Dette er uten tvil den skjulte Juvelen i Outlook. Hvis du ikke bruker noe annet, kan du bruke dette! Jeg selv har det oppsettet i mitt syn når jeg åpner outlook slik at jeg kan se hva oppgaver som må gjøres i dag, og hva jeg har kommer opp i morgen. Jeg bruker dette for alt som ikke er en avtale. Det inkluderer prosjekter, følger ups, blogginnlegg, etc. Du kan sette den til minne deg eller bare vises i visningen. En ting som jeg liker om denne funksjonen er muligheten til å legge til en kategori til hver oppgave. Kategorier er de 4 litt farget kvadrerte i din oppgaverute som de fleste mennesker har ingen anelse om. Bare klikk på 4 litt farget kvadrerte tilpasse kategorier. En av måtene jeg bruke denne funksjonen er å markere min blogg-oppgaver. Måten på et øyeblikk, jeg kan se hvor mye jeg har planlagt å skrive. Du skjønner, skriver jeg ikke hver gang jeg får en idé. Jeg opprette en aktivitet. gi den en overskrift om ideen, døyt ned mine tanker og TIDSPLAN det!
En flere kule ting om oppgaver er at du kan klikke på hovedvisningen av denne delen og filtrere det etter emner... Så er mine mest brukte temaer, forfalte oppgaver og fullførte oppgaver, og aktive oppgaver. Det er en fin måte å minne deg selv på alle tingene du har oppnådd.
3. Hurtigdeler
Hurtigdeler er super kul for flere grunner og anledninger. For meg liker jeg å bruke denne funksjonen til å beholde en enkel oversikt over min hermetisk e svar, eller e-post kampanje innhold. Dette er enklere å forstå når du ser den.
Så falle i staver opp på "Ny e-post". I ny e-postmelding, klikker du på kategorien "Sett inn" øverst i e-posten. Mot høyre i vinduet vil du se en "Hurtigdeler" miste ned meny. Klikk på den. Som vil vise deg hva du har i delen Hurtigdeler allerede.
Å bruke denne funksjonen...
Type opp en e-post som du vil lagre. Merk teksten du vil lagre og klikk på rullegardinmenyen for Hurtigdeler. Klikk på "Lagre utvalg galleri for Hurtigdeler". Det er det. Du er ferdig.
Neste gang du vil bruke den raske del, bare åpne en e-post og klikk på "Sett inn", og finne den raske delen du vil bruke.
Jeg håper disse raske tips hjelpe deg å få mer organisert i din virksomhet...
En siste note... Hvis du ikke vet hvordan du konfigurerer Outlook, finne en 12-åring, og be om hjelp. En 6 pack av red bull, fjell dugg eller kopi av halo er alt det vil koste deg...