Tekstbehandling er avgjørende for mange bedrifter, men det er spesielt viktig for advokatfirmaer. Enhver bedrift kan øke bunnlinjen hvis de kan øke produktiviteten til deres tekstbehandling. Advokatfirmaet bruker Microsoft Office? Er partnere og ansatte komfortabel og trygg i deres ord ferdigheter? Oftere enn ikke jeg får bekreftende svar på disse spørsmålene og ennå når jeg fordype deg mer dypt jeg finne de aktuelle faktisk tar ikke nytte av alle tidsbesparende funksjoner som Word har å tilby.
Her er et utvalg av ferdighetene som du og din bedrift bør benytte hvis du vil bruke Word effektivt. Hvor mange av dem allerede bruker du? Kanskje er det tid til å tenke om å arrangere noen Microsoft Word trening for din advokatfirma.
Bruker du kommandoen Vis/Skjul?
Kommandoen for Vis/Skjul er på båndet Hjem, og innrømmer bruker å se hva tastetrykk (Enter, Tab, mellomrom, etc.) er blitt brukt i dokumentet. Denne informasjonen er uvurderlig, spesielt når du redigerer et dokument som ble opprettet av noen andre. Forfatteren går inn på en ny side ved å trykke på Enter-tasten flere ganger, eller de legge til en side- eller inndelingsskift? Hvis de trykker Enter-tasten, kan du finne en blokk med mellomrom i dokumentet når du legger til mer tekst over tastetrykkene. Hvis de brukte en pause, og du legger til tekst, kan du finne du plutselig har en helt tom side satt inn i dokumentet. Kunnskap er makt, og forstå Vis/Skjul-kommandoen vil gjøre deg sterkere.
Bruker du verktøylinjen for hurtigtilgang?
Verktøylinjen for hurtigtilgang er ord er tilsvarende til å ha penner og blyanter nær for hånden. Noen kommando som finnes i Word kan legges til Quick Access Toolbar (QAT). Hvor er QAT du spør? Som standard satt det i øverste venstre hjørne av skjermen, bare til høyre for blå ordet W. Den kommer med kommandoer for å lagre, angre og gjør om. Klikk svart pilen til høyre for den siste kommandoen, og du kan flytte verktøylinjen slik at den viser bare under båndet, eller legge til eller fjerne kommandoene. Å sette kommandoene du bruker oftest her, kan du spare mye tid hvis du endrer fra båndet til bånd eller på jakt etter en kommando fordi du ikke kan huske hvor det er.
Vet du hvor utklippstavlen er og hvordan den skal brukes effektivt?
Når du kopierer eller klipper ut innholdet, hvor kommer det gå? Mange av oss ser for det flyter rundt i cyberspace før vi er klar til å bruke den. Faktisk går til utklippstavlen. Lansere utklippstavlen før du begynner å klippe og lime, og du vil se opptil 24 elementer få lagt. Fra utklippstavlen kan du klikke for å plassere innholdet i andre dokumenter, regneark, PowerPoint lysbilder, e-post, eller der du trenger det å gå. Hele Microsoft Office suite deler samme utklippstavlen, så det er enkelt å flytte innhold fra ett program til et annet.
Når du kopierer og limer inn fra andre dokumenter eller programmer, formateringen ser riktig?
Du har flere valgmuligheter når du limer inn innhold i dokumenter. Hvis du vil ha tilgang til disse valgene, rett falle i staver på sted du vil lime inn. Rett falle i staver meny har alternativer for innliming som gjør det enkelt å velge formateringstypen du vil automatisk lagt til det nye innholdet. Hvis du er en fan av Ctrl + V snarvei, kan du gå til Word-alternativer for å angi hvilken formatering som vil skje når du limer inn.
Er stiler mer enn bare et fashion statement?
Når du formaterer et dokument er du fremdeles bruker de tradisjonelle direkte formatering teknikkene? Dette er hva vi kaller formatering som er gjort via høyreklikk menyen eller hjem bånd skriften og avsnitt gruppekommandoer. Kunnskapsrike datamaskinen brukeren benytter stiler til å formatere dokumentene. Stiler gjør det enklere for deg å holde din dokumentformat konsekvent og lar deg endre formateringen raskt og enkelt.
Når ting går galt i et dokument, vet du hvorfor?
Hva gjør du når du arbeider i Word og noe uventet skjer? Hvis svaret er "rolig og raskt fikse det" så er du i et godt sted. Hvis derimot du føler din blodtrykk stiger, kan du ha nytte av å forstå hvorfor Word gjør hva det gjør. Stol på meg; Det er ikke bare prøver å ødelegge dagen. Du trenger bare å få inn hodet hvis du vil redusere Word stressnivå.
Du tar nytte av gjenbrukbare innhold?
Ofte bruker vi samme signaturer, overskrifter, avsnitt med tekst eller tabeller av informasjon i forskjellige dokumenter. Er du gjenskape disse elementene hver gang du trenger dem? Ordets gallerier inneholder ferdige gjenbrukbare innhold, eller du kan opprette dine egne elementer og legge dem til galleriene for enkel tilgang.
Hvis disse er nye konsepter til du og/eller dine ansatte kan deretter opplæring i bruk av Microsoft Word drastisk øke brukerens tilfredshet og produktivitet på kontoret.