Jeg er sikker på at alle har opplevd frustrasjon på jakt etter noe på baksiden av en mørk skap eller garasje. Etter følelse rundt blindt, skremmer bosatt edderkopper, du get smart og nå for en lommelykt å lyse opp søket sonen.
Når du arbeider med Microsoft Word, kan du føle samme type 'fomling bare i mørket' frustrasjon, spesielt hvis du arbeider på et dokument som er opprettet av noen andre. Word synes å ha et sinn av sine egne, og hver endring du gjør synes å opprette et nytt problem i dokumentet. La meg dele med deg hemmeligheten bak å slå på lommelykten og forklare hva som skjer.
Lommelykten jeg henviser til er kommandoen Vis/Skjul funnet på båndet Hjem. Hvis du åpner et Word-dokument, og klikk på denne kommandoen vil du se en rekke nye merker lagt til teksten. I begynnelsen disse symbolene kan virke skremmende, men holder ut med sitt nærvær, og du vil ta det første skrittet til å gjøre ditt forhold til Word mye bedre. Mange av dere kanskje tenke, "jeg ikke kan arbeide med dem på. De er også opptatt og forvirrende!" Jeg var en gang presidenten i at klubben, men bare fordi jeg ikke hadde blitt introdusert til fordelene av å ha disse merkene som er slått på.
Vis/Skjul-kommandoen kan du se tastetrykk og innhold som er lagt til når dokumentet ble skrevet eller redigert. Hver gang du trykker mellomrom, ENTER eller TAB legges et merke. Det finnes spesielle karakterer for en hel flåte av dokumentinnhold som TABELLER og grafikk. Fikk forfatteren et avsnitt for å gå til neste side ved å trykke ENTER flere ganger, eller de legger til en side- eller INNDELINGSSKIFT? Svaret kan gjøre en stor forskjell når du redigerer dokumentet. Uten merkene blir synlig, vil du ikke kunne se hvor pauser har lagt til. Dette kan være spesielt frustrerende når det er et INNDELINGSSKIFT. Hvis du ved et uhell sletter det, formateringen av foregående avsnitt vil bli slettet og du finner dokumentet har tatt på et helt nytt utseende.
Ikke overbevist enda? Har du noen gang skrevet ut et dokument, og fant det er en tom side som skrives ut på slutten? Dette kan være spesielt irriterende hvis du skriver ut flere eksemplarer, og måtte gå gjennom hele stakken fjerne fornærmende sidene. Hvorfor er ordet blir så vanskelig du skrike? Word er ikke faktisk være vanskelig; Det gjør hva det har blitt fortalt å gjøre. Vis/Skjul-merkene er også kjent som ikke skrives ut merker. Akkurat som navnet antyder, skrives de ikke selv om du har dem slått på. Hvis du var å se på den siste siden av dokumentet med merkene er slått på, du ville se minst én mark sitter på siden. Selv om det er ingen tekst, forutsetter Word at du har trykket ENTER eller plass for en grunn, og derfor det ser denne siden som en del av dokumentet. Slette merkene på den tomme siden, og den vil forsvinne.
For noen tastatur snarvei elskere, tastetrykk å veksle merkene på og av er CTRL + *. Jeg slet med å bli denne å arbeide fordi jeg elsker å bruke min tallblokken. I dette tilfellet er det numeriske tastaturet ikke det riktige valget. Nøklene som du må bruke er CTRL + SKIFT + 8 / *.
Forstå og utnytte Vis/Skjul-merkene er din først trinn i å bygge en sterk arbeidsforhold med Word. For alle som er tvilsom om fordelen med å bruke disse merkene, eller som fortsatt føler de ikke kan stå måten de ser, foreslår jeg at du tar to ukers utfordringen. La merkene på på alle tider for et par uker. Det er generelt alt det tar for din visjon å bli ufølsomme å opptatt utseendet på skjermen. Jeg vil satse at du ikke kanskje engang merke til merkene er det - til du trenger dem.