Jeg skriver mye om fordelene ved papirløse kontoret, papirløs prosess - jeg postet en blogg forrige uke, Going papirløs - fra enkelt til virksomheten og forrige uke skrev om lagre dokumenter - juridiske krav og hvordan å løse problemet papir-fjellet.
Og fordelene med å konvertere papirdokumenter til elektroniske er udiskutabel: det er grønn og miljøspørsmål, redusert lagerkostnader, sikkerhetsaspekter av å holde dokumentene trygge fra brann og vannskader, samsvar fordelene elektronisk lagring bringer- pluss ansatte har 24/7 tilgang til dokumentene de trenger å gjøre sitt arbeid.
Jeg rapportere på organisasjoner flytte til papirløs systemer. I mars ble det annonsert at Justisdepartementet var innføring i bruk av kriminalitet eForms, og som fra 1 April 2013 ville ikke lenger være imot papir-versjoner.
Bare denne uken en artikkel dukket opp i ComputerWeekly sa at en rekke britiske politiet styrker var flytte papirbaserte prosesser med allmennheten til online, og starter med skytevåpen lisensiering - deres vei "UK politiet start å rive opp Dickensian transaksjonsbaserte prosesser", med Dickensian en referanse til den direktør av ressurser UK politiarbeid Matthew Bennion-Pedleys kommentar på det aktuelle systemet. Så langt 38 styrker spredt over England og Wales har vist interesse og det er sagt å være første gang en gruppe av politistyrker har sammen for å flytte til en e-handel løsning uten en retning fra regjeringen.
Noen ganger konvertering av papir til elektroniske er behandlet som et mål i seg selv - men fordelene av å gå papirløse er så mye større enn bare lagring og tilgang aspekter. Automatisert arbeidsflyt strømlinjeformer behandling, forbedring behandle syklustider og gir en hel rekke BI (business intelligence) og behandling informasjon fordeler.
Og ennå mange organisasjoner synes å være fraværende dette trikset - hensikt å avgjøre nylig rapportert om resultatene av en forskning papir opplyser at mer enn halvparten organisasjoner kartlagt sa de omskrev data fra skannede bilder. Dette, betyr som hensikt å avgjøre påpeker, at en ansatt effektivt skriver ut et elektronisk dokument å genererer nye nøkler data for å opprette en ytterligere elektronisk dokument, med alle de attendent tid hovedelement og risikoen for mis-keying ulemper.
Automatisert data utvinning, som via OCR (optical character recognition) og strekkode-teknologi, kan identifisere viktige data fra alle opprinnelige dokumentet-formater - Word, PDF-filer, e-post- og hentet data valideres mot en organisasjons ERP, enterprise content management eller andre informasjonslager.
Dokumenter kan deretter rutes til den aktuelle person/avdelingen eller for den relevante handlingen. Fanget informasjonen kan også brukes til å oppdatere automatisk bransjeprogrammer.
Automatisere noe av behandlingen forlater personalet konsentrere seg om mer strategiske oppgaver, med behandlingen for å dekke forretningsregler og policyer. Forbedret sikkerhet kommer fra å være i stand til å definere autorisasjon tilgang, og opptrapping strategier kan alle være innebygget.
Med langt større synlighet og kontroll gjennom hele behandlingen, rapportering og BI-verktøy også gir forbedret administrasjon og analytisk informasjon - og til slutt data kan posteres automatisk til hvilken som helst linje av forretningssystem, ERP, menneskelige ressurser eller CRM program, via sømløs grensesnitt.
I hele forretningsprosessen er mer effektiv, og kostnadene komme ned. Organisasjoner automatisere invoice processing, for eksempel rapportere jevnlig en avkastning på investering på mellom 6-12 måneder.