Jeg ville heller sy enn bedringens vei. Det er så mye lettere å starte fra scratch enn fikse noe som ble opprettet av noen andre, og ganske muligens ikke gjort måten jeg ville gjøre det. Dette kan være den samme følelsen du får hver dag på jobben når du arbeider med et Word-dokument som ble opprettet av noen andre. Det kan være vanskelig å finne ut hvordan de gjorde ting, og du kan finne dokumentet oppfører seg veldig rart. La meg gi deg noen tips om hvordan å minimere frustrasjonen med å håndtere et Word-dokument som ble opprettet av noen andre.
Hvis du bare gjør mindre endringer du kan være heldig og finne du er i stand til å redigere uten ukontrollerbare problemer. Hvis du ikke vil gjøre mye annet med dokumentet, lagre og takke din heldig stjerner for å få av så lett.
Hvis du vil arbeide i dette dokumentet mye i de kommende ukene, eller redigeringer du gjør forårsaker merkelige ting å skje i dokumentet, er det mulig at du må ta affære.
1. Kontroller at du har Vis/Skjul-merkene på (hjem bånd, avsnitt-gruppen, Vis/Skjul-kommandoen)
Dette er den eneste måten å se tastetrykkene som utgjør dokumentet. For eksempel kan forfatteren ha valgt en del av dokumentet skal begynne på en ny side. Det er mer enn én måte å gjøre dette. Den vanligste måten er å trykke på Enter-tasten flere ganger. En bedre måte er å legge en side- eller inndelingsskift. Hvis du arver dette dokumentet og vil stoppe teksten brytes på en ny side som du trenger å vite hvordan det ble gjort, og deretter fjerne avsnittet returnerer eller bryte. Med mindre du har vil din merkene på du spille en gjettelek. Du vil ikke vite hva du har å gjøre med så du ikke vil vite hvor å fastsette den. Kunnskap er makt. Disse merkene vil gi deg kunnskap til å bli en ordet makt-bruker.
2. Tørk eksisterende formatet fra dokumentet og starte på nytt
Dette kan virke som en drastisk handling, men dette er den enkleste måten å slå prosjektet fra bøtte for å sy. Mange word-brukere fremdeles bruke direkte formatering teknikker i sine dokumenter. Dette betyr at de bruker kommandoene hjem bånd eller rett falle i staver meny for å endre måten dokumentet ser ut. De skal bruke stiler. Hvis du bruker direkte formatering på et ord å gjøre den rød, og deretter justere Normal-stilen for å gjøre all teksten grønne, vil du fortsatt ha ett rødt ord. Direkte formatering over-rides alle stiler. Hvis du mottar et dokument som ble formatert via direkte formatering vil du starte ved å bli kvitt direkte formatet og deretter bruke stiler.
Det er flere måter å fjerne formatet.
Merker du hele dokumentet (Ctrl + A) deretter:
a. Bruk kommandoen klart Format (øverste høyre hjørne av skrift-gruppen på båndet Hjem)
b. Velg Fjern alle fra dialogboksen stiler
c. bruk tastetrykket Ctrl + Skift + N (dette ikke faktisk fjerner formatet, endres det tilbake til Normal-stilen med oppnår samme mål)
Når du tar noen av disse handlingene, Vær oppmerksom på at ALL formatering fjernes. Som inneholder punktmerking og nummerering. Hvis du ikke vil miste listene, kan du unngå å velge dem når du avklarer format. Velge om du unngå kuler, eller Fjern alle formatet og deretter sette punktmerking/nummerering tilbake i virkelig kommer ned til hvor mye tid du vil bruke i dokumentet, og hvor dårlig det har blitt søl opp. Hvis dette skal være en mal du vil bruke regelmessig, kan tiden være verdt investeringen.
Du er nå i en flott posisjon til å gjøre dette dokumentet til noe som du kan være stolt av, og enda bedre er lett å jobbe med.