Det finnes tre typer formatering i MS Word-, tegn-, avsnitts- og side. Hvis du ikke forstår forskjellene mellom dem, kan du finne deg selv sliter med å gjøre et dokument som ser ut slik du vil den skal.
Word ser seg selv som en beholder som inneholder objekter som tekst og grafikk, eller flere mindre beholdere. Side- eller formatene er de største beholderne i dokumentet. Hvis du formaterer beholderen, tar alt innholdet på attributtene du har valgt. Innenfor de delen beholderne finnes det avsnitt beholdere. Hver og en av disse beholderne kan gis ulike typer formater. Kommandoene i Avsnitt-gruppen på båndet Hjem vil påvirke avsnitt beholdere. I avsnitt beholdere finner du tegn-skrift-beholdere. Kommandoene for disse beholderne er i Skrift-gruppen på båndet Hjem.
For å virkelig forstå hvordan Word skal fungere med formatering, er det nyttig å vite hvor den lagrer denne informasjonen. Alle inndeling eller side formater blir holdt fast innenfor inndelingsskift. "Men jeg bruker ikke inndelingsskift," sier til deg selv. Hvert dokument inneholder skjult inndelingsskift helt på slutten. Du kan ikke se det, heller ikke kan du noensinne slette den. Men hvis du legger til flere inndelingsskift, legge til formatering i dokumentet og deretter bestemmer deg for å fjerne pausene; du finner dokumentet plutselig tar på en svært forskjellig utseende. Hvis du sletter et inndelingsskift, (du kan bare se pausene hvis du har din merkene på - hjem bånd, avsnitt-gruppen Vis/Skjul-kommandoen) all formatering som var lagret i det også blir slettet. Den aktuelle strekningen vil ta på formatering som er lagret i neste inndelingsskiftet på siden. Husk, dette kan være skjulte inndelingsskiftet.
Avsnittsformater lagres i avsnittsmerker på slutten av hvert avsnitt. (Jeg kan høres ut som en knust rekord, men sørg for at din Vis/Skjul-merkene er på.) Hvis du sletter avsnittsmerket (også kjent som en Pilcrow) formateringen som ble lagret i det vil bli slettet og avsnittet vil ta på formatering utseendet til det neste avsnittet.
Til slutt har du beholdere for skriftformater. Disse er lagret i hvert enkelt tegn. Dette er mer rett fram. Hvis du sletter tegnene vil du slette formateringen. Bare for å holde deg på tærne, vil Word beholde tegnformatering hvis du merker tekst og i stedet for å slette det du bare erstatte teksten med noe annet. Hvis du vil erstatte teksten og formateringen, må du slette og deretter skrive inn.
Bevæpnet med denne kunnskapen kan du begynne å se hvorfor visse particularities oppstå fra tid til annen i Word. Noen gang Skriv inn en punktliste og har en farget bullet men svart tekst? La oss se på hvordan det fungerer.
1. Åpne Word, og skriv inn to separate kuler.
2. Kontroller at din avsnittsmerker er slått på.
3. Velg bare avsnittsmerket på slutten av det første punktet. Endre sin farge. Hva skjedde med kulen?
4. Gjenta dette med avsnittsmerket fra det andre punktet, å gjøre det ennå en annen farge.
Hva skjer hvis du sletter det første avsnittsmerket? Du fjernet beholderen, slik at det forutsetter automatisk formatering fra neste beholder. Kuler er en type avsnittsformatet slik at hvis du søl med avsnitt beholderen (Pilcrow) vil du rote med formateringen.
Hvordan kunne du ha en svart kule, men farget tekst? You got it. Kontroller at Pilcrow har svart eller automatisk skrift farge og teksten har noe annet. Når du velger være teksten sikker ikke for å merker du avsnittsmerket.
Det kan hende at Word vil at du skal velge merket, i tillegg til teksten så alt har et ensartet utseende. Hvis du ikke ønsker å spille det spillet bruke SKIFT-tasten til å hjelpe deg. Klikk i begynnelsen av teksten. Hold SKIFT nede og klikk på slutten av teksten. Uansett hvor hardt du prøver å utelukke vil Pilcrow ordet ikke samarbeide. Her er trikset. Hold inne SKIFT-tasten nede og pil venstre én gang.
Når merkelige ting skjer med formateringen, stoppe og tenke på av format, og hvor den blir lagret. Bevæpnet med denne kunnskapen, kan det være lettere å få dokumentene dine til å se ut slik du vil de skal. Tross alt, er kunnskap makt.