Måtte hanskes med fjellene i papirdokumenter kan være en av de største problemene overfor en organisasjon. Papirdokumenter er dyrt å behandle, kan være forlagt eller mistet, og videre ned linjen oppstår problemer når det gjelder lagring.
En rekke typer dokumentet har en holdbarhet definert av lov - mange av de som finnes i finans er et eksempel. Fakturaer og mva-relaterte dokumenter må lagres i seks år og PAYE detaljer, lønn og skatt poster for tre. HR (Human Resources) må kontrollere ulykkesrapporter beholdes for tre år og poster som refererer til medisinske problemer har ulike lengder av angitt lagring.
Visse næringer har sin egen definerte oppbevaringsperioder for dokumenter. GPs er pålagt å holde postene til 10 år etter en pasients død (eller etter pasienten har forlatt Storbritannia,) med mindre de bo i den europeiske unionen.
Men i tillegg hver organisasjon vil ha sin egen dokumentet lagring forretningsbehov.
Utfordringen - lagring papirdokumenter er kostbare i tillegg til vanskelig å håndtere
Hvor mye gulvplass-har organisasjonen vil tildele til arkivering kabinettene- og skap som ofte inneholder dokumenter som kan aldri bli sett på igjen før tatt ut til å være ødelagt på slutten av deres livet lagring? Hva om disse dokumentene som krever tilgang på et tidspunkt? Hvor lang tid kontoer betales (AP)-team bruker utryddelsen i nærheten inne papp arkiv bokser søker etter denne illusorisk fakturaen? Never mind tidsforsinkelsen og utgiftene i ber om og jage opp levering av elementer arkiveres off-site.
Så er det personvern og sikkerhet, databeskyttelsen problemer, og alle resulterende problemer forbundet med tilgang til rommet, kombinasjonen låser - og forlagt nøkler.
Plus, hva med å sikre beskyttelse for disse viktige dokumentene fra brann og flom? Det tar ikke mye vann å ødelegge en papir-post.
Som er der en dokumentbehandlingssystemer løsningen kommer inn - lagring av dokumenter elektronisk, trygt og sikkert, og gir øyeblikkelig tilgang til 24/7 til brukerne du autorisere.
Hvordan et dokument management solution kan hjelpe
I råd til organisasjoner sier HM Revenue og skikker (HMRC) at mva-poster, PAYE-detaljer, lønn og skatt-poster som er lagret elektronisk må være "lett tilgjengelig til deg og til en mva-offiser" når de besøker.
Med et dokument arkivering løsning kan dokumenter skannes inn i systemet, slik at ansatte - og autorisert besøke tjenestemenn - å lett finne angitte dokumentene som, og når nødvendig.
Arkivering er imidlertid bare starten (riktignok at det kommer på slutten av livet for dokumentet). Det er nyttig, men flytte dokumentfangst til begynnelsen av prosessen og legge til arbeidsflytbehandling bringer enda flere fordeler, sparer tid og kostnader.
For eksempel med en løsning for fakturaen, fakturaer er lagret elektronisk (papir fakturaer skannet som de kommer inn avdelingen AP), slik at øyeblikkelig tilgang under forretningsprosessen å løse spørringer umiddelbart, etc, og kan gjenopprettes via IMS eller integrere forretningssystemer.
En av årsakene bak en Midlands police force's beslutning om å automatisere oppgraderingsjobb ulykke rapporten var hvor mye fysisk plass som trengs for å lagre dokumentasjonen - ulykke poster (noen som inneholder opptil 30 forskjellige dokumenter) kreves for å bli beholdt ved lov i 10 år.
Etter å ha gjennomført automatiserte ulykken rapportering løsning politiet har faktisk blitt kunne miste radene av arkivering kabinettene. Men i tillegg ved å investere i en løsning som fanger dokumentene begynnelsen av prosessen, arbeidsflyt programvare kan være inkludert for å sikre samsvar med beste praksis, eliminere noen av manuelt arbeid og at teamet skal overvåke og møte kritiske KPIer - alle som resulterer i en mye bedre service.